項(xiàng)目失敗最大的誘因并非預(yù)算不足，如果項(xiàng)目發(fā)起人或項(xiàng)目經(jīng)理確實(shí)認(rèn)為項(xiàng)目預(yù)算不足，他們不會(huì)讓項(xiàng)目開始。如果項(xiàng)目經(jīng)理等到項(xiàng)目超支超時(shí)才指岀項(xiàng)目預(yù)算不足，那時(shí)預(yù)算問題和管理不善問題已經(jīng)混在一起，最終導(dǎo)致項(xiàng)目發(fā)起人取消項(xiàng)目或被迫增加項(xiàng)目預(yù)算。

根據(jù)我們的研究，項(xiàng)目失敗最大的誘因是項(xiàng)目花費(fèi)了時(shí)間和成本，但利害關(guān)系人不滿意項(xiàng)目的成果。要避免以上誘因，最重要是控制 (i)需求、(ii)人力資源 和 (iii)項(xiàng)目執(zhí)行效率，見下：

8Manage PPM 4.0 需求管理允許你 (i) 識別和編號每個(gè)需求，(ii) 清晰每個(gè)需求的提出人和負(fù)責(zé)人是誰以及它的優(yōu)先級別，(iii) 達(dá)成共識需要通過哪些測試，這需求才算實(shí)現(xiàn) 和 (iv) 設(shè)置需求基線。 無論你使用的方法是敏捷、 PMBOK 或其他，這 4 件事對于需求管理都必不可少，尤其是 (iii)。

1.  壞的需求

使用 8Manage PPM 4.0 羅列功能和測試清單。 最好是針對每個(gè)需求檢查此清單，確保所有項(xiàng)目需求都能順利完成。

2.  沖突的需求

使用 8Manage PM 4.0 記錄和發(fā)布利害關(guān)系人的需求，安排所有利害關(guān)系人都參與的會(huì)議，在大家清楚了解需求沖突的情況下解決問題。

3.  未記錄的流程

正確的文檔是關(guān)鍵。使用 8Manage PPM 4.0 記下所有現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程以及不同用戶之間的差異。 將此信息提供給相關(guān)的利害關(guān)系人和更高的管理層。 如果可能的話，在你的工作職責(zé)范圍內(nèi)，創(chuàng)建和維護(hù)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程和操作程序的最新文檔庫。

4.  改變優(yōu)先級

你需要一個(gè)變更管理流程來記錄和宣傳每個(gè)需求變更和影響。如果你沒有系統(tǒng)的流程來處理需求變更，你最終將獲得更多變更，因?yàn)槊總€(gè)變更都不會(huì)對利害關(guān)系人造成任何損失，并且會(huì)間接鼓勵(lì)他們不用提前考慮得那么仔細(xì)。需求變更并非完全可以避免。但是你必須讓人們在項(xiàng)目開始時(shí)仔細(xì)考慮，并在需求被簽署后盡最大努力限制變更。對于不可避免的變更，你必須使用 8Manage PPM 4.0 準(zhǔn)確記錄并公布其影響，以便項(xiàng)目利害關(guān)系人了解變更的好處和成本。

 5.  缺乏接觸最終用戶

在應(yīng)對這一挑戰(zhàn)時(shí)，你使用 8Manage PPM 4.0 記錄和發(fā)布所得到的需求資料，你的說服力會(huì)派上用場。 向項(xiàng)目發(fā)起人展示你的案例并說服他們?yōu)槭裁丛诠ぷ髦杏^察真實(shí)用戶并了解每項(xiàng)活動(dòng)的執(zhí)行方式至關(guān)重要。 這樣做還能讓你清楚地了解用戶在日常工作中面臨的問題類型。

1. 以合適的成本部署勝任資源的技巧

8Manage PPM 4.0 資源管理可以幫助你管理資源，擁有正確的資源和正確的技能對于在預(yù)算的時(shí)間和成本內(nèi)完成項(xiàng)目至關(guān)重要。你可以在項(xiàng)目中立即識別和分配有能力的資源，可以基于他們的可用性、技能、資格、位置、團(tuán)隊(duì)、資源成本率和其他標(biāo)準(zhǔn)，也可以借助企業(yè)范圍的可見性來選擇資源。

2. 降低資源成本的技巧

使用 8Manage PPM 4.0 資源管理解決方案將幫助你顯著降低資源成本，盡量減少項(xiàng)目中技術(shù)不足/技術(shù)過度的資源，讓你在不影響質(zhì)量的情況下利用具有成本效益的全國資源。

8Manage PPM 4.0 資源管理也可以讓你通過適當(dāng)?shù)娜萘恳?guī)劃避免最后一分鐘的招聘成本。通過讓項(xiàng)目工作量與勞動(dòng)力能力保持一致，最大限度地減少招聘/解雇周期。

3. 提前控制項(xiàng)目成本的技巧

你不希望最后一分鐘的預(yù)算超支給你的項(xiàng)目制造障礙。為了避免這種情況，你需要預(yù)測和跟蹤項(xiàng)目的各種財(cái)務(wù)屬性，即成本、收入、利潤率和間接費(fèi)用。8Manage PPM 4.0 資源管理解決方案能夠幫助你提前采取糾正措施并控制項(xiàng)目成本。

4. 預(yù)測和確保不浪費(fèi)過多容量的技巧

在許多企業(yè)中，過多的資源容量遭忽視、浪費(fèi)，最終用于不計(jì)費(fèi)的活動(dòng)。

8Manage PPM 4.0 資源管理解決方案使用先進(jìn)的容量規(guī)劃技術(shù)，可以輕松預(yù)見過剩的資源。決策者可以提前采取糾正措施，并將計(jì)費(fèi)項(xiàng)目分配給資源。

5. 提高員工生產(chǎn)力的技巧

通過以下方式顯著提高員工的生產(chǎn)力：

• 根據(jù)員工的能力和感興趣的領(lǐng)域分配工作
• 授權(quán)員工從事他們感興趣的項(xiàng)目
• 重新培訓(xùn)員工以彌補(bǔ)未來的資源能力和技能差距

在動(dòng)蕩的環(huán)境中，有效的資源容量規(guī)劃能夠幫助你針對不斷變化的需求來預(yù)測未來的資源過?；蚨倘?

8Manage PPM 4.0 資源管理解決方案能夠幫助你的公司積極主動(dòng)地 (從承包商、專業(yè)資源供應(yīng)商、自由專業(yè)者、兼職專業(yè)者等) 按需雇用勞動(dòng)力。

目前，這 4 代 PPM 都有人用。PPM1.0 仍有人用的原因是 PPM 2.0 的設(shè)計(jì)局限于當(dāng)時(shí)的科技，數(shù)據(jù)是“垃圾進(jìn)，垃圾出”，其數(shù)據(jù)可靠性不比 PPM1.0 的高，PPM 3.0 則更多是方法論而不是工具。

由于以往的 PPM 有 “垃圾進(jìn)，垃圾出”的局限，其反映的項(xiàng)目進(jìn)度可能會(huì)與實(shí)際情況有很大的差異（如系統(tǒng)反映項(xiàng)目 90% 完成，但實(shí)際只有 50% 甚至更低）。此現(xiàn)象在項(xiàng)目管理中非常常見（項(xiàng)目 90% 完成是神話），這表明項(xiàng)目存在項(xiàng)目數(shù)據(jù)完整性的問題。

8Manage PPM 4.0　使用在線交易處理 (OLTP) 技術(shù)，同時(shí)應(yīng)用四眼原則和囚徒困境，成功維護(hù)項(xiàng)目數(shù)據(jù)的完整性。有了項(xiàng)目數(shù)據(jù)的完整性，項(xiàng)目經(jīng)理能第一時(shí)間找出首個(gè)延遲活動(dòng)的原因并進(jìn)行補(bǔ)求，不會(huì)后知后覺地等到項(xiàng)目 90% 完成是神話出現(xiàn)才進(jìn)行補(bǔ)求。

項(xiàng)目中每個(gè)活動(dòng)負(fù)責(zé)人都知道自己依賴誰，當(dāng)他偵察到自己依賴的人延遲，他會(huì)放慢腳步。依賴他的人一旦偵察到他放緩，也會(huì)跟著放緩。整個(gè)項(xiàng)目就開始產(chǎn)生骨牌效應(yīng)，進(jìn)而整體放緩。因此，項(xiàng)目數(shù)據(jù)的完整性是發(fā)揮項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有效執(zhí)行的關(guān)鍵，因?yàn)樗梢苑乐构桥菩?yīng)放緩的發(fā)生。