虛擬或分布式團(tuán)隊(duì)是一組使用數(shù)字工具進(jìn)行交流和合作的工作人員。他們可以位于同一個物理空間，虛擬團(tuán)隊(duì)通常是分散的，在城市或國家的不同地區(qū)——甚至在世界的另一端——遠(yuǎn)程工作！

虛擬 PMO (VPMO) 的開發(fā)是為了管理必須共同實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的虛擬項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。 VPMO 與 PMO 的不同之處在于它較少以命令和控制為導(dǎo)向，更強(qiáng)調(diào)靈活的結(jié)構(gòu)、可衡量的里程碑和關(guān)鍵成功因素、與時間無關(guān)和面向環(huán)境的溝通以及數(shù)據(jù)驅(qū)動的管理。

VPMO 也可用于位于同一地理位置的非分布式團(tuán)隊(duì)。當(dāng)團(tuán)隊(duì)成熟、自我激勵并在你給予他們更大靈活性時可以加快速度，這時PMO 和 VPMO 是幫助經(jīng)理根據(jù)團(tuán)隊(duì)的成熟度轉(zhuǎn)變其管理風(fēng)格的工具。

需要指出的是，如果你的團(tuán)隊(duì)非常大（超過 500 人）或者他們最近從不同的組織合并到一個新的組織，即使他們都位于同一個位置，也應(yīng)該考慮使用虛擬團(tuán)隊(duì)管理風(fēng)格和 VPMO。

一切都與結(jié)果有關(guān)

8Manage VPMO 虛擬 PMO 系統(tǒng)支持僅看結(jié)果的工作環(huán)境策略。它允許員工設(shè)定條款和時間，只要他們達(dá)到所需的結(jié)果。這有助于推動虛擬團(tuán)隊(duì)的發(fā)展，從而推動虛擬項(xiàng)目管理。

事實(shí)上，要讓一個僅看結(jié)果的工作環(huán)境發(fā)揮作用，經(jīng)理及其團(tuán)隊(duì)都必須進(jìn)行清晰有效的溝通，這在 8Manage VPMO 中得到了支持。

分布式團(tuán)隊(duì)的工作流程

8Manage VPMO 為你提供通過分布式團(tuán)隊(duì)或虛擬團(tuán)隊(duì)管理項(xiàng)目的工作流程。當(dāng)團(tuán)隊(duì)分布在不同的時區(qū)，他們?nèi)匀恍枰@得經(jīng)過分配的活動，這項(xiàng)工作必須進(jìn)行監(jiān)控和跟蹤，從而確保其按計(jì)劃進(jìn)行。此外，管理風(fēng)格需要更多的事實(shí)或數(shù)據(jù)驅(qū)動，因?yàn)樵谶@種環(huán)境下，高度接觸不太可能。

當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員分散在不同的地點(diǎn)或不同的時區(qū)，經(jīng)理必須利用 8Manage VPMO 有效迅速地識別和解決障礙。

虛擬團(tuán)隊(duì)管理

管理團(tuán)隊(duì)，你首先要讓他們工作。當(dāng)團(tuán)隊(duì)分散時，分配似乎是一個問題，但 8Manage VPMO 有一個人才數(shù)據(jù)庫，其中包含團(tuán)隊(duì)成員的技能和可用性信息。如果不同的團(tuán)隊(duì)成員由于屬于不同的行政區(qū)域而有不同的假期， 8Manage VPMO 會為每個行政區(qū)域提供單獨(dú)的日歷，并且每個團(tuán)隊(duì)成員都與他或她所屬的行政區(qū)域相關(guān)聯(lián)。8Manage VPMO 旨在讓你管理分布式團(tuán)隊(duì)，就像他們的辦公室和你的辦公室在同一層。

制定進(jìn)度表并堅(jiān)持執(zhí)行

8Manage VPMO 支持多種項(xiàng)目視圖，例如工作分解結(jié)構(gòu) (WBS)、甘特圖和關(guān)鍵路徑，讓你更容易識別依賴和浮動（閑置）。他們可以安排、鏈接活動和可交付成果依賴、檢測資源爭奪和沖突，并在項(xiàng)目時間線上設(shè)置里程碑。

一旦項(xiàng)目被執(zhí)行，隨著團(tuán)隊(duì)成員更新他們的活動狀態(tài)，進(jìn)度和承諾都會得到跟蹤。這種透明度和問責(zé)制有助于使虛擬團(tuán)隊(duì)處于正軌，讓項(xiàng)目繼續(xù)進(jìn)行。

隨時合作

8Manage VPMO 幫助不在同一地理位置的團(tuán)隊(duì)成員協(xié)同工作。一旦團(tuán)隊(duì)成員被分配了活動，他們就有了協(xié)作的平臺。每個活動都有添加評論的地方，這會觸發(fā)電子郵件提醒。無論你的團(tuán)隊(duì)成員在什么地方，他們都能更好地協(xié)同工作。

8Manage VPMO 具有無限的文件存儲空間，用戶可以根據(jù)需要將任意數(shù)量的文檔和圖像附加到活動中。他們甚至可以標(biāo)記未分配到該活動的人并將他們帶入對話。

事實(shí)或數(shù)據(jù)驅(qū)動的管理

由于在虛擬團(tuán)隊(duì)環(huán)境中難以實(shí)現(xiàn)高度接觸，因此管理人員需要實(shí)時數(shù)據(jù)來了解每個團(tuán)隊(duì)成員的績效以及面臨的障礙。使用8Manage VPMO 實(shí)時儀表板，經(jīng)理可以盡早識別績效的強(qiáng)弱和相關(guān)問題。

以上內(nèi)容在現(xiàn)代項(xiàng)目或虛擬團(tuán)隊(duì)環(huán)境中是最重要的。如果經(jīng)理使用 20 世紀(jì) 80 年代設(shè)計(jì)的項(xiàng)目管理工具來管理現(xiàn)代項(xiàng)目或虛擬團(tuán)隊(duì)，就像看舊報(bào)紙的股票信息來購買今天的股票一樣。以這種方式，經(jīng)理不會有效率，因?yàn)樗麄兯鶕碛械男畔⑹顾麄兟浜蟆?

使用 8Manage VPMO 的好處

使用 8Manage VPMO 的優(yōu)勢與擁有虛擬團(tuán)隊(duì)的好處是緊密相連的。

對損益表底線有好處

對企業(yè)來說，最有說服力的一項(xiàng)可能是對其底線的影響。擁有虛擬團(tuán)隊(duì)和虛擬項(xiàng)目管理來管理他們意味著更少的辦公空間、更少的設(shè)備、更少的水電費(fèi)等。

接觸更多的人才

如前所述，虛擬項(xiàng)目管理意味著虛擬團(tuán)隊(duì)，這是吸引你所在地區(qū)以外的人才的絕佳誘餌。許多組織就是以這種方式構(gòu)建擁有虛擬項(xiàng)目管理的重要性，但總是沒有解決的是，遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)如何幫助留住人才。

更高的員工保留率

在進(jìn)行虛擬管理時，你的組織不僅會吸引其地理范圍之外的人才，還會留住那些技術(shù)人員。越來越多的員工要求平衡生活和工作。作為虛擬團(tuán)隊(duì)的一員，他們通?？梢造`活地照顧年幼的孩子、設(shè)定他們的工作時間并獲得其他讓他們忠于組織的福利。他們不太可能焦躁不安并在別處尋找工作。

更高的生產(chǎn)力和成本節(jié)約

雖然看起來有悖常理，但虛擬項(xiàng)目管理提高了生產(chǎn)力。根據(jù)全球工作環(huán)境分析 (Global Workplace Analytics) 的一項(xiàng)調(diào)查， “一個典型的雇主每年可以因每位半工半薪的遠(yuǎn)程辦公人員平均節(jié)省 11,000 美元。主要的節(jié)省來自于生產(chǎn)力提高、房地產(chǎn)成本降低、缺勤率和營業(yè)額減少以及更好的災(zāi)難準(zhǔn)備?！边@還不包括更少的旅行時間和不必要的會議。