基于時(shí)間和成本的項(xiàng)目管理

挑戰(zhàn)

少數(shù)項(xiàng)目會(huì)在目標(biāo)、時(shí)間和成本預(yù)算內(nèi)完成。適當(dāng)?shù)囊?guī)劃是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵，但很少有超出規(guī)劃范圍的問題。時(shí)間/成本超支是其中之一。我們確實(shí)可以通過計(jì)劃和適當(dāng)?shù)膱?zhí)行來避免某些問題，但您永遠(yuǎn)無法準(zhǔn)確預(yù)測項(xiàng)目一旦開始會(huì)發(fā)生什么。

以下是導(dǎo)致時(shí)間/成本超支的常見挑戰(zhàn)列表：

1.  預(yù)算不足

導(dǎo)致預(yù)算超支的主要原因之一是預(yù)算不足。在項(xiàng)目開始時(shí)沒有為項(xiàng)目分配足夠的時(shí)間和成本預(yù)算顯然會(huì)導(dǎo)致時(shí)間/成本超支或失敗。

2.  不可行的成本估算

成本估算是項(xiàng)目的重要過程，也是預(yù)算超支的常見原因。如果預(yù)算只是憑感覺，或者由經(jīng)驗(yàn)不足或不合格的人員計(jì)算，那么項(xiàng)目將意外地面臨預(yù)算超支。這在項(xiàng)目早期階段可能看起來不錯(cuò)，但在后期階段通常看起來不切實(shí)際。

3.  低估項(xiàng)目的復(fù)雜性

中大型項(xiàng)目通常有超出時(shí)間/成本的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)轫?xiàng)目越大，執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的復(fù)雜性就越大。

4.  延長項(xiàng)目進(jìn)度

如果項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行，這并不意味著項(xiàng)目時(shí)間和成本限制也得到滿足。另一方面，如果項(xiàng)目進(jìn)度延長，這會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)化為需要投入項(xiàng)目的更多時(shí)間和金錢。項(xiàng)目延期意味著需要更多的時(shí)間來安排人員和資源。

5.  缺乏備份計(jì)劃

如果項(xiàng)目管理沒有針對可能出現(xiàn)的問題的備份計(jì)劃，那么即使計(jì)劃中最小的延遲也會(huì)導(dǎo)致超限。

6.  缺乏資源規(guī)劃、分配和利用（項(xiàng)目經(jīng)理最常犯的錯(cuò)誤）

資源規(guī)劃、分配和及利用是項(xiàng)目管理中最需要科技支持的環(huán)節(jié)，如果組織使用的軟件不能基于人才庫的技能及可用時(shí)間實(shí)時(shí)按需匹配資源，也不能在分配后（或重新分配后）實(shí)時(shí)計(jì)算（或重新計(jì)算）被分配資源的負(fù)載及成本，項(xiàng)目經(jīng)理就很難做到適當(dāng)?shù)馁Y源規(guī)劃、分配及利用。

不管什么原因, 如果項(xiàng)目經(jīng)理未能有效地規(guī)劃可供使用的資源，那么這顯然會(huì)導(dǎo)致預(yù)算超支。導(dǎo)致超支的最常見錯(cuò)誤之一是未能估量項(xiàng)目期間將使用資源的技能和數(shù)量。一方面，它們可能被低估，又或者項(xiàng)目啟動(dòng)后出現(xiàn)資源沖突，而項(xiàng)目經(jīng)理沒有處理好資源的重新分配。另一方面，它們可能被高估，導(dǎo)致本可以在其他地方有效利用的資源受阻。

解決方案

時(shí)間和成本是企業(yè)在啟動(dòng)和管理項(xiàng)目時(shí)面臨的兩個(gè)非常普遍的約束，使得對這些因素的有效監(jiān)督成為任何項(xiàng)目經(jīng)理都需要具備的技能。8Manage PM 可以幫助您管理好您的項(xiàng)目時(shí)間和成本：

8Manage PM 工作分解結(jié)構(gòu) (WBS)，將團(tuán)隊(duì)的工作分解成可管理的部分。 WBS 可交付成果旨在將項(xiàng)目分解成可評估和監(jiān)督的管理塊，使項(xiàng)目經(jīng)理更容易分配和管理個(gè)人職責(zé)。

8Manage PM 提供由上而下及由下而上的雙向工作分解及時(shí)間、資源和成本的規(guī)劃。WBS中的每個(gè)活動(dòng)及每個(gè)可交付成果都由項(xiàng)目經(jīng)理及活動(dòng)負(fù)責(zé)人或可交付成果負(fù)責(zé)人雙向分工，規(guī)劃時(shí)間、資源及成本，避免有些人只憑感覺做計(jì)劃。

2.  創(chuàng)建基線

創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃后，實(shí)施可用于跟蹤任務(wù)和項(xiàng)目績效的基線非常重要。8Manage PM 的基線功能為項(xiàng)目經(jīng)理提供了一組為項(xiàng)目存儲(chǔ)的值，包括：

• 原計(jì)劃的開始和結(jié)束日期
• 計(jì)劃中的工作量
• 預(yù)估成本
• 預(yù)算收入

有一個(gè)基準(zhǔn)的計(jì)劃作參考，有助于在初始計(jì)劃和工作的實(shí)際進(jìn)度以及項(xiàng)目的掙值計(jì)算之間提供準(zhǔn)確的比較。

3.  持續(xù)監(jiān)控時(shí)間、資源及資金使用

8Manage PM 允許您持續(xù)監(jiān)控項(xiàng)目活動(dòng)及可交付成果的時(shí)間、資源及資金的使用情況。它讓您始終如一地重新審視這些情況，有助于提供準(zhǔn)確的日程安排、資源分配和成本預(yù)算的狀態(tài)。

4.  管理范圍蔓延及需求變更

8Manage PM 讓您定義可交付成果、使用項(xiàng)目評估和審查技術(shù)（例如前面提到的 WBS）來分配資源并確定關(guān)鍵路徑。8Manage PM 還提供全面的需求變更管理，當(dāng)需求變更發(fā)生時(shí)，8Manage PM 從 WBS 的改動(dòng)中自動(dòng)推算出項(xiàng)目的時(shí)間和成本受到的影響，并提醒項(xiàng)目的利害關(guān)系人。

5.  監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度及績效及預(yù)測項(xiàng)目完成時(shí)所消耗的時(shí)間和成本

監(jiān)控項(xiàng)目的進(jìn)度及績效為項(xiàng)目經(jīng)理提供活動(dòng)協(xié)調(diào)問題、資源沖突和成本超支的跡象。除監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度及績效外，8Manage PM 還能為項(xiàng)目經(jīng)理預(yù)測項(xiàng)目完成時(shí)所消耗的時(shí)間和成本，從而提升對項(xiàng)目的洞察力。

他們都在使用 8Manage

奧雅設(shè)計(jì)

通過引入 8Manage FAS一體化企業(yè)管理系統(tǒng)，深圳奧雅設(shè)計(jì)股份有限公司實(shí)現(xiàn)了對多項(xiàng)目多合同的精細(xì)化管理，以及對人工成本的高效和精細(xì)化管理，帶動(dòng)了企業(yè)管理水平的全面升級。

花安堂

廣州市花安堂生物科技有限公司與高亞科技達(dá)成合作協(xié)議，將通過8Manage PPM，實(shí)現(xiàn)新品研發(fā)過程對時(shí)間、任務(wù)、人員、物料的全自動(dòng)化管理，提高企業(yè)新品研發(fā)項(xiàng)目管理效益。

韻達(dá)快運(yùn)

快遞行業(yè)這幾年飛速發(fā)展，韻達(dá)快運(yùn)更是取得了前所未有跨越式的騰飛：員工隊(duì)伍擴(kuò)大、網(wǎng)點(diǎn)數(shù)量膨脹。8Manage PM項(xiàng)目管理系統(tǒng)為韻達(dá)公司打造了先進(jìn)的信息化管理平臺，以適應(yīng)韻達(dá)公司的飛速發(fā)展。