雖然項目管理并非純科學(xué)，沒法保證絕對成功。但項目經(jīng)理的成功與否是相對而言。這如同三個人被一頭獅子追，心里認(rèn)為自己不可能跑得比獅子快的人自然會腿軟，心里認(rèn)為只要跑得比旁邊那人快就有機(jī)會生存，自然就會加把勁。

當(dāng)你查看項目失敗的常見原因列表，你會想克服全部困難似乎很難。當(dāng)你了解到很多有經(jīng)驗的項目經(jīng)理年輕時電腦 CPU 很慢而且依賴不了當(dāng)時的科技來管理項目執(zhí)行，你就會留意到類似下面的統(tǒng)計：

• 44% 的經(jīng)理不相信在項目管理中使用軟件（Hive，2020）
• 35% 的項目經(jīng)理使用 MS Excel 來制定資源計劃（Wellington，2020)

你會明白使用現(xiàn)代技術(shù)軟件可以處理大部分問題。當(dāng)然，你仍須做好以下兩點(diǎn)：

• 有工具的傻子還是傻子，故你不能是傻子。在你接受項目經(jīng)理的工作之前，你必需要受過合理的培訓(xùn)并決心做好工作。
• 如果你的項目從來沒有確定一組可測試的需求，那么你當(dāng)然無法在時間和預(yù)算內(nèi)完成承諾。你需要在項目開始實施之前記錄一組可測試的需求并建立基線。  

8Manage PPM 能幫助你避免以下常見問題的發(fā)生：

定義不切實際的活動截止日期

8Manage PPM 的活動時長和截止日期需要由上而下和由下而上共同定義，能最大程度地減少計劃與執(zhí)行的不一致。如果活動在執(zhí)行期間因突發(fā)事件而導(dǎo)致計劃與執(zhí)行發(fā)生偏差，系統(tǒng)能第一時間偵察到，而第一時間的溝通/警報要求項目經(jīng)理和活動負(fù)責(zé)人第一時間解決。雖然系統(tǒng)不能阻止突發(fā)事件的發(fā)生， 但它能利用它的溝通/警報能力在第一時間解決偏差。

資源分配和管理十分復(fù)雜

即便只是一個資源的一周時間都能被劃分多次，然后被分配并使用在多個任務(wù)上。如果出現(xiàn)資源沖突，受影響的資源又要被重新劃分，計劃、分配和使用。 試想想 50 個資源，每 50 個資源需要 2500 倍的時間完成上述劃分、計劃、分配和使用，手動數(shù)據(jù)輸入或其他重復(fù)性任務(wù)占用越來越多的員工時間。在如此大的范圍內(nèi)，手動任務(wù)越來越容易出錯。

8Manage PPM 能夠自動執(zhí)行這些手動任務(wù)，減少出錯的可能性，并讓員工騰出時間來完成其他任務(wù)，帶來更精簡和高效的勞動力。

缺乏細(xì)節(jié)監(jiān)控 

監(jiān)控對于項目的成功至關(guān)重要，即使同時了解多個項目的細(xì)節(jié)也可能非常具有挑戰(zhàn)性。

8Manage PPM 能夠?qū)崟r監(jiān)控項目的每個細(xì)節(jié)，實時提供精準(zhǔn)信息讓你了解項目的進(jìn)展情況、是否按計劃進(jìn)行以及預(yù)算是否在可控范圍內(nèi)。如果與最初的計劃有分歧，你仍然可以加以糾正。

缺乏透明度

參與項目的每個人都必須擁有完整的項目可見性，以免項目失敗——不僅是項目經(jīng)理，其他團(tuán)隊成員也是如此。 

這包括清晰的溝通、良好的文檔管理和任務(wù)狀態(tài)的透明度，所有這些都可以通過 8Manage PPM 的全數(shù)字文件來實現(xiàn)。

缺乏溝通 

溝通是良好項目管理的關(guān)鍵。如果沒有像 8Manage PPM 這樣的工具，讓團(tuán)隊成員和項目經(jīng)理一開始就進(jìn)行互動，就很難實現(xiàn)有效的溝通。

范圍蔓延 

在項目失敗的方式中，一個非常常見的方式是范圍蔓延。8Manage PPM 的變更管理在項目開始時準(zhǔn)備就諸， 當(dāng)項目發(fā)生需求變化，利害關(guān)系人只需發(fā)出變更請求，系統(tǒng)適當(dāng)記錄變更并分析影響，再走預(yù)設(shè)流程，由變更委員會審批和指派執(zhí)行人。

變更管理需要利害關(guān)系人同意變更和影響，若影響無法接受，則變更被推翻，利害關(guān)系人從中作取舍。