8Manage PPM 項目組合管理系統(tǒng)為你提供溝通的工作流程，確保在項目開展過程中由正確的人發(fā)送、接收和理解正確的消息。8Manage PPM 項目組合管理系統(tǒng)涵蓋計劃溝通、管理溝通、監(jiān)控溝通的流程以及項目的上報流程。

計劃溝通

8Manage PPM 項目組合管理系統(tǒng)幫你清楚地概述了你將如何管理跨項目溝通。這通過創(chuàng)建項目溝通管理計劃來實現(xiàn)。創(chuàng)建計劃時，系統(tǒng)將引導你完成以下步驟：

• 確定你的目標：你溝通的目的是什么？你可以使用一些溝通工具來增強意識，例如狀態(tài)報告。其他人可能需要采取行動，例如要求贊助商授權(quán)支出或要求客戶批準項目測試。
• 確定你的受眾：誰是這個項目的干系人？你應該列出所有相關(guān)人員的詳細清單?？紤]受項目影響或影響項目成功的任何人。此列表應包括團隊成員、贊助商、客戶和其他相關(guān)方。
• 寫下你的信息：每種溝通類型的信息是什么？這是要共享的實際內(nèi)容。需要溝通的關(guān)鍵組成部分包括范圍、進度、預算、目標、風險和可交付成果。
• 選擇你的渠道：消息將如何傳遞？它是一份通過電子郵件發(fā)送給所有干系人的正式報告？還是在團隊會議期間進行的非正式口頭匯報？
• 設(shè)定時間線：你什么時候傳遞信息？你的干系人是否需要每周報告或每月報告？是否有截止日期？在這里考慮不同的時區(qū)和員工時間表。

你的項目溝通管理計劃要足夠詳細，應列出你發(fā)送消息的原因、發(fā)送給誰、將發(fā)送哪些具體信息、你將如何發(fā)送以及何時發(fā)送。

管理溝通

在管理溝通方面，8Manage PPM 項目組合管理系統(tǒng)為你提供以下自動化的工作流程：

• 收集和分析計劃和交付的活動/可交付成果/里程碑
• 為臨近和錯過的最后期限創(chuàng)建消息提醒
• 向合適的干系人傳輸或分發(fā)溝通消息
• 根據(jù) WBS 結(jié)構(gòu)存儲與活動相關(guān)的溝通報告、文件或文檔
• 允許檢索任何經(jīng)過存儲的溝通

監(jiān)控溝通

8Manage PPM 項目組合管理系統(tǒng)幫助你在項目的整個生命周期中監(jiān)控項目溝通。這包括確認以下內(nèi)容：

• 溝通信息按計劃公布
• 溝通信息被合適的干系人接收
• 消息被理解
• 相關(guān)反饋提供給合適的干系人

升級

8Manage PPM 項目組合管理系統(tǒng)還支持項目干系人的上報機制，從而將手頭的問題突出顯示給更高的權(quán)威。例如，如果某個項目干系人不愿意或不能做他或她負責的某項活動，那么就有必要將問題上報給上級進行解決。

與項目目標、資源和組間沖突、模糊的角色和責任、范圍分歧、第三方依賴關(guān)系相關(guān)的風險或問題是一些要求上報的已知情況。這類問題需要更高層次的干預，因為解決這些問題所需的權(quán)力、決策制定、資源或工作量很多時候都超出了項目經(jīng)理的能力范圍。有時候，項目經(jīng)理可能希望讓更高的權(quán)威參與進來，僅僅為了提供信息，讓他們及時了解項目的潛在問題。