客戶項目管理

客戶端項目是代表客戶完成的項目，其結(jié)果或可交付成果是針對外部客戶的?？蛻舳隧椖拷?jīng)理充當客戶和項目團隊之間的中介，職責是確保滿足客戶的需求，同時確保項目朝著正確的方向發(fā)展。客戶項目團隊能夠?qū)㈨椖繉υ拵Щ氐剿鼘⑷绾斡绊憳I(yè)務(wù)或它是否滿足項目的既定目標，這會替他們贏得客戶的尊重。以下是客戶項目團隊經(jīng)常面臨的項目管理挑戰(zhàn)：

  

1.  避免特定客戶的范圍蔓延 

范圍蔓延是讓客戶端項目經(jīng)理夜不能寐的原因。這是持續(xù)存在的威脅，不知何故隱藏在每個角落。當項目需求中途發(fā)生變化時，項目可交付成果的復(fù)雜性會增加，并超出與客戶最初達成的協(xié)議。范圍蔓延經(jīng)常發(fā)生，而且發(fā)生的次數(shù)較多，它發(fā)生在最善意的團隊成員身上。他們看到計劃的問題并想解決這些問題?；蛘?，作為機構(gòu)負責人，您想知道為什么某些東西沒有特定的功能，或者因為公司或機構(gòu)負責人最近提出的要求而做出最后的變更。因此范圍蔓延再次發(fā)生。作為所有者或機構(gòu)負責人，您可以從兩個角度看到范圍蔓延：作為受害者或作為煽動者。

 

發(fā)生這種情況的常見原因：

范圍蔓延有時會讓人覺得不可避免，但再深入一點，通常會有一個可以避免的原因。這些聽起來很熟悉？

• 糟糕的項目規(guī)劃，例如模糊或不明確的范圍，可能導(dǎo)致范圍蔓延
• 利益相關(guān)者有時會在時間表獲得批準和設(shè)定后增加新的需求
• 利益相關(guān)者未能在項目規(guī)劃階段提供必要的信息（或項目經(jīng)理未能充分收集信息）
• 有時，項目過于冗長和復(fù)雜，無法避免范圍蔓延，最好將其分解為較小的活動

克服這一挑戰(zhàn)的方法：

8Manage PM 提供需求管理和變更管理功能，讓您控制項目范圍并實時處理變更和影響。處理變更的最佳方法不僅僅是壓制它們。對于高優(yōu)先級變更，使用 8Manage PM 提供的變更影響信息，包括時間和成本，以便做出權(quán)衡。許多項目范圍問題源于（i）前期研究不足和（ii）項目團隊使用的軟件無法實時提供影響信息。最終結(jié)果是用戶組覺得項目經(jīng)理一直說不，項目經(jīng)理覺得用戶組諸多要求。

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2. 創(chuàng)建和維護流程文檔

雖然項目范圍概述了項目應(yīng)該做什么和不應(yīng)該做什么，但流程文檔列出了應(yīng)該如何完成工作。出色的流程文檔可以讓新團隊成員快速上手，這在團隊有人離開并且必須將其他人加入進來時特別有用。它還有助于衡量團隊是否按流程做所有事情。當出現(xiàn)爭議時，團隊需要通過查閱處理文檔來尋找答案。

發(fā)生這種情況的常見原因：

• 沒有方法可以將細節(jié)適當添加到團隊所有成員都能輕松訪問和集中管理的客戶端文件中
• 沒有適當?shù)牧鞒虂韯?chuàng)建和更新此材料，或者沒有責任方
• 沒有人對給定的流程進行足夠好的定義并加以記錄
• 那些擔任項目管理角色的人忙于重復(fù)的任務(wù)跟蹤，無法專注于流程文檔等更復(fù)雜的事

克服這一挑戰(zhàn)的方法：

8Manage PM 允許您規(guī)劃全部項目的可交付成果，包括上述文檔，讓團隊留出可用于處理文檔的固定時間。 8Manage PM 的可交付成果包含自動時間管控機制及審查和接受流程，甚至包含質(zhì)量指標及 KPI 度量。8Manage PM 還提供電子文檔庫子系統(tǒng)，一些復(fù)雜的文檔需要多人參與共同創(chuàng)作，或需要保留多個版本，這時電子文檔庫子系統(tǒng)可以提供相關(guān)功能。

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3.  管理客戶期望

每個業(yè)務(wù)決策都優(yōu)先考慮成本、質(zhì)量和時間，但并非每個客戶都同了解這一點。即使客戶很優(yōu)秀，管理他們的期望也是一個挑戰(zhàn)。

發(fā)生這種情況的常見原因：

• 未能提前與客戶溝通現(xiàn)實（時間框架、能力、限制）
• 客戶在同意項目范圍后改變他們的期望（另一個版本的范圍蔓延）
• 客戶想要的控制權(quán)比您準備給予的更多

克服這一挑戰(zhàn)的方法：

大多數(shù)與客戶期望相關(guān)的問題都歸結(jié)為主動溝通。雖然 8Manage PM 并不能替您解決全部人與人溝通的問題, 但它可以幫您系統(tǒng)地溝通，確認需求， 并有效地管理需求的變更及影響。通過 8Manage PM 的可交付成果，您可以(正如我們先前所提到的) 創(chuàng)建和維護流程文檔，確保每個人都知道確切的任務(wù)、截止日期和要求。創(chuàng)建書面記錄并正確記錄誰在項目中要求什么對于保持透明的客戶關(guān)系至關(guān)重要。

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4.  為所有利益相關(guān)者提供足夠的項目可見性

利益相關(guān)者似乎對項目所涉及的內(nèi)容沒有遠見。有時，這確實是利益相關(guān)者的錯，但通常歸結(jié)為項目可見性。

如果利益相關(guān)者不能清楚地看到所涉及的內(nèi)容，他們就不可能做出最好的決定。

發(fā)生這種情況的常見原因：

• 用于展示和可視化項目的工具不足（無論是在項目規(guī)劃、更新會議還是其他方面）
• 項目經(jīng)理在提供口頭或書面更新時不清楚
• 數(shù)據(jù)以某些利益相關(guān)者不理解的格式（例如甘特圖）或基于項目管理方法（例如敏捷項目管理）呈現(xiàn)

克服這一挑戰(zhàn)的方法：

除了提高溝通能力外，使用 8Manage PM 還能通過更好的項目可見性使利益相關(guān)者從疏離變?yōu)榛钴S。 8Manage PM 可以讓您邀請盡可能多的客戶來使用該系統(tǒng)，以便更好地協(xié)同工作。擔心特定客戶通過這種訪問方式破壞您的項目工作流程？設(shè)置客戶的訪問權(quán)限并讓您的團隊保持專注！

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5.  始終如一地管理和滿足客戶的最后期限

項目經(jīng)理有一項令人沮喪的工作： 他們必須說服團隊按時完成任務(wù)并確定工作的優(yōu)先級，但項目經(jīng)理不一定有全部的執(zhí)行權(quán)。如果您是所有者或機構(gòu)負責人，那么您在這方面有優(yōu)勢，因為您確實擁有執(zhí)行權(quán)。盡管如此，你還是不能準確地告知哪個軟件工程師開發(fā)得更快。這是一個真正的挑戰(zhàn)。

發(fā)生錯過最后期限的常見原因：

團隊成員沒有按正確的優(yōu)先順序處理任務(wù)，項目時間表包含不現(xiàn)實的工作量，代理機構(gòu)過度承諾并承擔比他們實際完成的更多的工，工作流程效率低下。

克服這一挑戰(zhàn)的方法：

此處的解決方案取決于您的團隊未能始終如一地按時完成任務(wù)的原因。使用 8Manage PM 能更好地確定優(yōu)先級、項目規(guī)劃、人員配備和學習。

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6.  確保良好的團隊和客戶溝通

我們已經(jīng)建議管理人員進行溝通，但并不止于此。您的團隊還需要在成員和客戶之間建立良好的內(nèi)部和外部溝通。改變別人總是比改變自己更難，許多專業(yè)的項目經(jīng)理一直努力在他們的團隊中創(chuàng)造一種有效溝通的文化。

發(fā)生這種情況的常見原因：

團隊成員溝通能力差，損害團隊關(guān)系的溝通不暢，工作環(huán)境不利于團隊建設(shè)，不切實際的客戶期限或利益相關(guān)者功能障礙正在損害士氣。

克服這一挑戰(zhàn)的方法：

您可以采取一些小步驟來改善團隊的關(guān)系和士氣，例如在會議開始時為打破僵局和非結(jié)構(gòu)化對話預(yù)留時間。您還可以使用 8Manage PM 設(shè)計的項目管理溝通計劃，使團隊成員能夠輕松查看、訪問或評論任務(wù)或子任務(wù)，避免項目細節(jié)的電子郵件黑洞，并確保您的團隊能夠改善客戶溝通并更有效地跨部門工作。