外包項(xiàng)目管理

外包可以提高效率，并提供成本優(yōu)勢(shì)；外包后，企業(yè)可以專(zhuān)注于核心領(lǐng)域。此外，它還能讓你獲取非常熟練的資源等。

外包項(xiàng)目管理有其獨(dú)特的挑戰(zhàn)。在外包項(xiàng)目規(guī)劃的過(guò)程中，企業(yè)必須懂得如何挑選可靠的合作伙伴以及如何簽訂合同讓項(xiàng)目的資源、進(jìn)程及質(zhì)量承諾得到法律的保障。在外包項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，企業(yè)必須深入了解所取得的進(jìn)展和質(zhì)量、到目前為止消耗的工作量和資金、死胡同等，企業(yè)也必須快速有效地解決任何潛在問(wèn)題。

1.  成功簽約外包給可靠的合作伙伴

挑戰(zhàn)：

外包第一個(gè)也是最重要的一個(gè)挑戰(zhàn)是，如何成功與可靠的合作伙伴簽約。要做到這一點(diǎn)，你必須有效完成下面這四件事：

有效的供應(yīng)商評(píng)估不一定很困難，但至關(guān)重要的是保持專(zhuān)注并避免犯下可能侵蝕利益的典型錯(cuò)誤，其中最常見(jiàn)的錯(cuò)誤有:

• 尋找行業(yè)中有經(jīng)驗(yàn)且聲譽(yù)良好的供應(yīng)商，做好盡職調(diào)查，確定潛在合作伙伴，不過(guò)得有后備選項(xiàng)。
• 明確自身需求、可交付成果或里程碑、質(zhì)量和服務(wù)水平協(xié)議，并將這些內(nèi)容及要求清晰傳達(dá)給合作伙伴。在雙方達(dá)成共識(shí)后，將上述內(nèi)容寫(xiě)進(jìn)合同。
• 就項(xiàng)目計(jì)劃使用的關(guān)鍵資源與合作伙伴進(jìn)行面談，確保這些資源合適，并為應(yīng)急情況作出后備安排，把這些都寫(xiě)進(jìn)合同。
• 確保合同的付款條件與可交付成果（或里程碑）有一定的關(guān)連性，并確保獎(jiǎng)金和罰款基于準(zhǔn)時(shí)性、質(zhì)量和服務(wù)水平。

 

解決方法：

8Manage PM 能幫助你完成盡職調(diào)查、需求/質(zhì)量/服務(wù)水平管理。 該系統(tǒng)擁有強(qiáng)大的外包合同管理功能，支持合同付款條件與項(xiàng)目可交付成果或里程碑直接關(guān)聯(lián), 合同的獎(jiǎng)懲與質(zhì)量和服務(wù)水平協(xié)議直接關(guān)聯(lián)。使用 8Manage PM 能讓你精準(zhǔn)、及時(shí)地管理你的外包需求、合同和項(xiàng)目，也能讓你的合作伙伴更有效管理需求和項(xiàng)目。8Manage PM 是一個(gè)實(shí)時(shí)交易型系統(tǒng)，其數(shù)據(jù)精準(zhǔn)度、完整性和及時(shí)性與銀行柜員機(jī)相同。它提供的信息能讓你和你的合作伙伴進(jìn)行有效的溝通，并有效地解決問(wèn)題，避免因信息模糊或者不及時(shí)而產(chǎn)生誤會(huì)和相互指責(zé)。

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2.  提供重要文檔的訪問(wèn)權(quán)限

挑戰(zhàn)：

為了簡(jiǎn)化管理流程，您必須允許外包團(tuán)隊(duì)訪問(wèn)所有項(xiàng)目相關(guān)文檔，使他們能夠更有效地工作。此外，您不必回答與項(xiàng)目有關(guān)的問(wèn)題，這能節(jié)省大量時(shí)間。當(dāng)外包團(tuán)隊(duì)可以訪問(wèn)所有信息和資源時(shí)，他們更容易操作并能及時(shí)完成任務(wù)。

 

解決方法：

您可以使用 8Manage PM ，它內(nèi)嵌的文檔庫(kù)管理子系統(tǒng)能夠按角色分配文檔的訪問(wèn)權(quán)限（包括外部用戶(hù)的訪問(wèn)權(quán)限），還能控制對(duì)某些機(jī)密文檔的訪問(wèn)時(shí)長(zhǎng)。此外，它還能自動(dòng)記錄所有文檔庫(kù)的訪問(wèn)痕跡，一切有跡可尋（審計(jì)跟蹤不可刪除）。

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3.  項(xiàng)目計(jì)劃和執(zhí)行

 

挑戰(zhàn)：

在您將項(xiàng)目外包之前，您需要對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)規(guī)劃。這由一個(gè)非內(nèi)部甚至遠(yuǎn)程的團(tuán)隊(duì)來(lái)處理，并且不可能在旅途中解決一些問(wèn)題，比如是內(nèi)部項(xiàng)目影響了外包項(xiàng)目的進(jìn)度。

您必須將項(xiàng)目分解為任務(wù)，并為每個(gè)任務(wù)編寫(xiě)描述，并解釋每個(gè)任務(wù)必須使用哪些資源和信息。如果您將項(xiàng)目外包給按小時(shí)收費(fèi)的團(tuán)隊(duì)，您還必須跟他們協(xié)商每個(gè)項(xiàng)目任務(wù)需要多少時(shí)間。

溝通是項(xiàng)目管理任務(wù)的重要方面。內(nèi)部存在很多溝通障礙，更不用說(shuō)在與遠(yuǎn)程人才和團(tuán)隊(duì)合作的情況下。這就是為什么您必須在項(xiàng)目開(kāi)始之前與外包團(tuán)隊(duì)制定溝通策略。在開(kāi)始您的外包項(xiàng)目之前，您要解決的問(wèn)題是：

• 如果項(xiàng)目因關(guān)鍵問(wèn)題而停止，則定義溝通渠道；
• 由于存在不同類(lèi)型的通信，因此決定每種通信類(lèi)型應(yīng)使用哪個(gè)通信通道；
• 定義溝通頻率，即他們何時(shí)以及多久向您發(fā)送報(bào)告。
• 在項(xiàng)目過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題。通過(guò)清晰有效的溝通策略，您將減少冗余并提高遠(yuǎn)程工作人員和團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)力。

在外包項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中, 您必須能夠及時(shí)深入地了解項(xiàng)目的進(jìn)展、質(zhì)量、資源、成本、變更、風(fēng)險(xiǎn)等，還要快速有效地解決任何潛在問(wèn)題。

解決方法：

您可以用 8Manage PM 創(chuàng)建一個(gè)合理的項(xiàng)目計(jì)劃，并有效監(jiān)控項(xiàng)目使其按計(jì)劃執(zhí)行：

業(yè)務(wù)理由和利益相關(guān)者需求管理

在項(xiàng)目開(kāi)始之前，你必須讓項(xiàng)目的目標(biāo)和需求與團(tuán)隊(duì)和組織的目標(biāo)和需求保持一致。這個(gè)項(xiàng)目對(duì)組織目標(biāo)有多重要？它如何與年度或季度的目標(biāo)相結(jié)合？相關(guān)的利益相關(guān)者期望什么？

這些是您可以提出的幾個(gè)問(wèn)題，從而概述新項(xiàng)目并使其與組織和利益相關(guān)者的需求保持一致。

需求清單和項(xiàng)目目標(biāo)

盡管項(xiàng)目計(jì)劃是一組在項(xiàng)目期間肯定會(huì)發(fā)生變化的活文件，但有必要設(shè)定一個(gè)深思熟慮的過(guò)程來(lái)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。

作為項(xiàng)目經(jīng)理，您應(yīng)該分析參與項(xiàng)目的各方的需求，并確定實(shí)現(xiàn)這些需求的要求。項(xiàng)目要實(shí)現(xiàn)哪些目標(biāo)才能成功？可交付成果應(yīng)具備哪些特性和功能？

隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，你可能需要更正項(xiàng)目計(jì)劃的某些方面，這沒(méi)關(guān)系。

項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)

項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)是項(xiàng)目計(jì)劃中最重要的要素之一。它為項(xiàng)目計(jì)劃的其余部分奠定了基礎(chǔ)。

在項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)中，項(xiàng)目經(jīng)理最終確定并記錄所有項(xiàng)目細(xì)節(jié)，使所有人都達(dá)成共識(shí)。該說(shuō)明書(shū)描述了項(xiàng)目及其步驟和要求，通常是獲得參與項(xiàng)目的外部利益相關(guān)者的同意和支持的參考。

可交付成果清單和預(yù)計(jì)到期日

從項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)的準(zhǔn)備開(kāi)始，您應(yīng)該對(duì)完成該項(xiàng)目需要交付的可交付成果和成果有了更清晰的認(rèn)識(shí)。您應(yīng)該列出每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員預(yù)計(jì)在何時(shí)完成任務(wù)和可交付成果。

工作分解結(jié)構(gòu)通常是實(shí)現(xiàn)此步驟的最佳方式。您可以使用簡(jiǎn)單的列表、流程圖、電子表格或甘特圖來(lái)繪制所有項(xiàng)目工作、分配給團(tuán)隊(duì)成員、設(shè)置截止日期并標(biāo)記依賴(lài)。

您還需要注意哪些可交付成果或任務(wù)需要由外部利益相關(guān)者審批，并確保不會(huì)因任務(wù)依賴(lài)或?qū)彶楹团鷾?zhǔn)而導(dǎo)致延誤。

詳細(xì)的項(xiàng)目進(jìn)度表

關(guān)于項(xiàng)目計(jì)劃的常見(jiàn)誤解是項(xiàng)目計(jì)劃與項(xiàng)目進(jìn)度表相同。項(xiàng)目進(jìn)度表只是項(xiàng)目計(jì)劃的眾多組成部分之一。

在項(xiàng)目計(jì)劃中，您估計(jì)完成每項(xiàng)任務(wù)需要多長(zhǎng)時(shí)間，同時(shí)為懈怠和依賴(lài)留出足夠的空間。它是所有必需任務(wù)和時(shí)間表的清晰日歷。它顯示了項(xiàng)目的持續(xù)時(shí)間、誰(shuí)在做什么以及每個(gè)任務(wù)何時(shí)開(kāi)始和結(jié)束。

明確的角色和職責(zé)

明確項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中每個(gè)人的職責(zé)，包括外部利益相關(guān)者。各種任務(wù)可能包括特定利益相關(guān)者的審查和批準(zhǔn)，盡管項(xiàng)目的許多關(guān)鍵利益相關(guān)者通常不參與項(xiàng)目的所有方面。

項(xiàng)目發(fā)起人為項(xiàng)目提供資金；他們可能需要審查和批準(zhǔn)計(jì)劃的關(guān)鍵方面。指定的業(yè)務(wù)專(zhuān)家定義項(xiàng)目和可交付成果的要求；他們可能還需要審查和批準(zhǔn)項(xiàng)目的某些部分。項(xiàng)目經(jīng)理創(chuàng)建、執(zhí)行和控制項(xiàng)目計(jì)劃。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)完成任務(wù)并構(gòu)建最終產(chǎn)品。

項(xiàng)目的其他貢獻(xiàn)者可能包括審計(jì)員、質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)分析師、采購(gòu)專(zhuān)家等。他們可能需要審批與其專(zhuān)業(yè)知識(shí)相關(guān)的項(xiàng)目計(jì)劃部分，例如質(zhì)量或采購(gòu)計(jì)劃。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和管理計(jì)劃及執(zhí)行

在創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)評(píng)估項(xiàng)目所涉及的風(fēng)險(xiǎn)很重要。您的組織此時(shí)是否穩(wěn)定？你的風(fēng)險(xiǎn)承受能力是多少？執(zhí)行該項(xiàng)目可能帶來(lái)哪些潛在危害和機(jī)會(huì)，您的緩解計(jì)劃是什么？

您的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃確定的潛在事件可能不會(huì)發(fā)生，但如果發(fā)生，它們可能會(huì)顯著影響項(xiàng)目的結(jié)果。風(fēng)險(xiǎn)管理不僅包括評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)本身，還包括制定風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃以傳達(dá)如果這些事件發(fā)生時(shí)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)如何應(yīng)對(duì)。

風(fēng)險(xiǎn)不可避免，這就是為什么最好的項(xiàng)目計(jì)劃包括詳細(xì)的風(fēng)險(xiǎn)管理部分。如果您可以在項(xiàng)目的早期識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，您就可以控制它們并增加成功的幾率。

資源分配

當(dāng)涉及到項(xiàng)目規(guī)劃的資源分配時(shí)，您可以分解并分配團(tuán)隊(duì)的時(shí)間、材料和預(yù)算。您應(yīng)該確定每個(gè)任務(wù)的所有可用資源，估計(jì)他們的成本和貢獻(xiàn)。

考慮資源限制，每個(gè)資源實(shí)際可以將多少時(shí)間投入該項(xiàng)目，并確定可用資源的最佳組合或變化，以便及時(shí)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo) 并獲得最佳結(jié)果。

質(zhì)量保證（QA）計(jì)劃及執(zhí)行

在您的質(zhì)量保證計(jì)劃中，您希望通過(guò)實(shí)施流程確保項(xiàng)目需求和可交付成果滿(mǎn)足質(zhì)量預(yù)期。在整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，保證項(xiàng)目質(zhì)量能使最終可交付成果符合客戶(hù)規(guī)范，并符合執(zhí)行團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目發(fā)起人和業(yè)務(wù)專(zhuān)家的要求。

這里的重點(diǎn)是避免錯(cuò)誤，而不是在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)檢查最終可交付成果。創(chuàng)建 QA 計(jì)劃涉及設(shè)置將在整個(gè)項(xiàng)目中使用的項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)。這成為項(xiàng)目執(zhí)行期間所有質(zhì)量審查和檢查的基礎(chǔ)。

溝通計(jì)劃及執(zhí)行

溝通計(jì)劃概述了您與外部利益相關(guān)者、項(xiàng)目所有者甚至您的團(tuán)隊(duì)成員交談和更新的頻率。它還詳細(xì)說(shuō)明了他們期望的更新類(lèi)型、哪些決策需要審查和批準(zhǔn)，以及每個(gè)行動(dòng)的負(fù)責(zé)人。

您的溝通計(jì)劃必須回答：誰(shuí)接收?qǐng)?bào)告以及誰(shuí)準(zhǔn)備和交付報(bào)告，還可以包含創(chuàng)建和共享報(bào)告的格式。

溝通計(jì)劃還明確說(shuō)明了應(yīng)該上報(bào)哪些問(wèn)題、項(xiàng)目信息存儲(chǔ)在哪里以及誰(shuí)可以訪問(wèn)它。該計(jì)劃記錄了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在整個(gè)項(xiàng)目中的溝通方法的各個(gè)方面。這包括日常狀態(tài)更新、問(wèn)題解決、風(fēng)險(xiǎn)緩解等。