獨立報價請求或 采購申請流程的部分

8Manage 電子招投標平臺為企業(yè)的招投標提供高效，公平和全面有力的監(jiān)控。企業(yè)可按需預先設定招投標的規(guī)則，整個招投標過程系統(tǒng)都會嚴格遵循這些規(guī)則執(zhí)行。另外，8Manage 提供有效的安全保障機制確保所有招投標過程及信息的安全，系統(tǒng)可通過安全代碼，一次性密碼，雙向通信加密，基于角色的訪問控制和審計跟蹤等機制實現(xiàn)計算機和網(wǎng)絡的安全。

用戶自定義招標的性質(zhì)及規(guī)則

企業(yè)可按需設置不同的招投標性質(zhì)，并且為每個不同性質(zhì)的招投標設定以下規(guī)則：

• 參加供應商數(shù)量的上下限
• 供應商的預選方式可以是純隨機，純手動或隨機與手動結合
• 可使用招投標模板來設置及控制文檔類型及訪問權限（如：技術評估人員不能查閱財務文檔）
• 可設置招投標僅限于某種產(chǎn)品類型
• 可設置招投標僅限于某類型供應商
• 可設置招投標僅限于符合某些資格及等級的供應商
• 可設置招投標的投標方式

基于招投標性質(zhì)的規(guī)則是最高層級的控制規(guī)則。若同一性質(zhì)的規(guī)則一樣，只需設置一次，系統(tǒng)就會嚴格遵循同樣的規(guī)則執(zhí)行所有相同性質(zhì)的招投標。

招標專家管理

企業(yè)可為不同區(qū)域的招標設置不同的專家，并且可以為不同的招標活動挑選合適的專家，如供應商預選，招標文檔準備，應標評估，招標談判及最終選標等。負責不同招標活動的專家會有不同的權限。招標專家管理確保每個招標活動都有足夠的、合適的、專業(yè)的專家來負責。

招標審批管理

企業(yè)可為不同性質(zhì)的招標設置不同的審批流程。每個審批流程都可以有多個審批階段，每個審批階段可以有多個審批步驟，每個步驟可以有多個可選或必選的審批人。審批階段及步驟可并行執(zhí)行，分先后次序執(zhí)行或兩者組合應用。招標的總額可作為是否需要經(jīng)過某個審批階段的特定條件。企業(yè)可實時查看每個審批流程的進展及結果并可以導出 PDF 格式報表。企業(yè)還可設置系統(tǒng)自動發(fā)提醒信息或郵件通知審批負責人哪些招標申請正在等待審批哪些逾期未審批。

供應商預選管理

8Manage 可控制預選供應商數(shù)量的上下限并且可根據(jù)招標的性質(zhì)設置供應商的預選方式為純隨機，純手動或者一部分隨機一部分手動。確定預選供應商列表后，供應商篩選團隊即可通過一輪或多輪篩選從列表中甄選合適的候選供應商。每一輪篩選，供應商篩選團隊都必須設定篩選準則并進行評分。最終候選供應商名單確定后，供應商篩選團隊需把此名單提交給上級審批以最終正式確定入圍的候選供應商名單。

供應商邀約及參選管理

8Manage 電子招投標平臺可發(fā)送電子邀請函給候選供應商邀請他們參與投標。被邀約的供應商收到邀請函可直接選擇接受或拒絕（附上具體原因）此邀請。被邀請供應商確定參選后即可使用電子招標的問答功能進行在線咨詢。 系統(tǒng)會自動采集此過程的所有數(shù)據(jù)并實時統(tǒng)計供應商的參選數(shù)量，拒絕數(shù)量及最終入圍的數(shù)量。

招標文檔準備及發(fā)布管理

8Manage 支持招標負責人按需設置招標文檔的查閱及審批規(guī)則及權限。所有招標文檔及其修訂都需要通過發(fā)布委員會的審批后才能發(fā)送給供應商。招標文件可通過供應商網(wǎng)站，電子郵件，普通郵件或親自遞交給供應商，所有的發(fā)送記錄系統(tǒng)都可以自動記錄。

招標咨詢管理

參加投標的供應商可通過 8Manage 的問答功能提交問題，基于公平及透明原則，問題的回復所有參選供應商都可以查看。此問答功能還支持用戶提出問題或發(fā)起討論主題，可多方回答此問題或提出其他問題。

開標管理

開標委員會可由內(nèi)部及外部的不同組織挑選不同的人員組成。開標委員會監(jiān)控招標何時開始及供應商的投標何時可查看。供應商的投標只有通過開標委員會的全票審批通過才能開標和查看。

招標評估管理

對于詢價招標，招標團隊可讓系統(tǒng)對所有報價進行自動評分。對于方案及信息招標，招標團隊可使用 8Manage 的問卷及評分機制設置調(diào)查問卷，系統(tǒng)會自動對供應商的回復進行跟蹤與評分。招標團隊也可選擇采用手動評分的方法，為每個投標設置評分準則及權重，然后依照評估結果進行手動評分。不管采用哪種方法，系統(tǒng)都會匯總每個供應商所有的得分并按照總分高低進行排名。從供應商的得分排名招標團隊即可獲知哪些供應商已達到入圍分數(shù)哪些未達到，從而可根據(jù)此排名開展進一步的招標談判或者跳過談判環(huán)節(jié)直接推薦入圍的供應商進入最終評選。

招標談判管理

如果招標評估團隊確定執(zhí)行招標談判環(huán)節(jié)，團隊成員可使用 8Manage 多方談判工具與每個供應商進行單獨談判。系統(tǒng)既支持即時談判也支持非即時談判。所有的談判溝通信息都會被系統(tǒng)自動追蹤及記錄，不可刪除。

最終選標管理

招標負責人可設置規(guī)則授權評標團隊對所推薦的供應商進行風險評估。最終選標委員會可審核每個推薦供應商的評分細節(jié)，與之相關的風險及其它業(yè)務因素（如：其它業(yè)務合作伙伴關系），然后做出最終的選標決定。

在一些情況下，最終選標委員會也可根據(jù)入圍供應商的最高得分來直接確定最終入選的供應商。

供應商公告

當最終入選供應商確定后，系統(tǒng)會按照企業(yè)預設的公告通知書格式自動發(fā)送中標公告給入選及落選的供應商。招標負責人也可在發(fā)送前修改公告通知書，靈活且便捷。

電子合同自動生成

當最終選標確定后，系統(tǒng)可從電子招標頁面自動生成電子合同。用戶可在電子合同中定義具體的價格，可交付成果，到期日期，服務水平協(xié)議（SLA），懲罰機制，付款條款及續(xù)約信息。采購合同設置完成后，供應商即可開始按照采購合同設定的可交付成果里程碑提交可交付成果，系統(tǒng)接收到可交付成果會自動觸發(fā)審批及驗收流程。并且，系統(tǒng)會根絕預設的條件實時自動地采集和計算電子服務水平協(xié)議的結果。如果電子服務水平協(xié)議的結果是懲罰，懲罰的金額就會自動生成并反映在此電子采購合同的損益表，所有數(shù)據(jù)自動獲取，實時準確。

招標分析

8Manage 電子招投標系統(tǒng)可自動采集所有的招投標統(tǒng)計信息，例如供應商的參與度，入圍率，成功項目完成率，逾時交付率，退貨率等。這些信息可用于 8Manage 的點選式報表生成器自動生成多維度的報表，柱形圖，餅圖及趨勢圖等，幫助企業(yè)進行有效準確的分析。

8Manage 為采購流程提供支出分析、采購計劃/請求 (PR)、快速詢比價 (RFQ)、招投標 (RFI/RFP/RFQ)、合同管理、采購訂單管理和供應商管理等工具。實時電子競價在確保為您采購的商品和服務提供當前市場價格方面發(fā)揮著關鍵作用，并且由于透明度的提高還改善了供應商關系。實時電子競價主要用于與間接商品和服務相關的采購支出，對于潛在買家來說，可以在簡化流程、提高買家和相關供應商之間的透明度和合規(guī)性方面發(fā)揮關鍵作用。此外，使用 8Manage 實時電子競價競標格式采購商品或服務可以顯著節(jié)省成本，從而為您的整體采購支出增加底線價值。

樣本行業(yè)實時電子競價可以成為許多垂直行業(yè)的支出管理的有用工具，例如：

• 醫(yī)療保健 - 消耗品，例如手套、注射器、清潔用品
• 制造 - 維護和服務, 間接貨物和材料
• 零售 - 營銷、廣告、推銷、零售空間維護、商店固定裝置、標牌
• 政府 - 維護、服務、車隊車輛、保險、臨時工、IT 服務、IT 設備、軟件、辦公用品相關的支出節(jié)省了大量資金
• 金融 -  法律服務
• 銀行業(yè) - 辦公用品、維護和服務、IT 設備等

以下是常見的實時電子競價流程：

• 支出分析 - 對您當前的采購支出進行支出分析。確定您有大量支出并從多個供應商處采購的商品或服務，最好是每個類別三個或更多現(xiàn)有供應商。供應商數(shù)量越多越好。
• 支出模式 - 確定產(chǎn)品或服務后，對與該支出類別相關的支出量和支出模式進行深入研究。這將包括確定過去 12 個月的總支出以及每年和每筆交易的總交易量。
• 規(guī)格文件 - 使用此競價格式創(chuàng)建與您計劃購買的產(chǎn)品或服務相關的詳細規(guī)格文件。規(guī)范應包括圖紙、花費價值、花費模式、質(zhì)量和交付要求、供應商能力要求等。
• 供應商識別 - 識別您希望邀請參加競價流程的供應商，并向供應商提供足夠的培訓和文件，以便他們通過電子競價充分了解整個采購流程。這應包括，確保供應商已審查并理解規(guī)格、競價規(guī)則、參與條款和條件、法律條款和條件等。
• 設置和執(zhí)行 – 計劃、系統(tǒng)設置、開始、監(jiān)控和結束實時電子競價話動。實際上，在用戶計劃和設置實時電子競價系統(tǒng)后，一切都是自動的。但用戶在投標過程中從電子操作屏幕監(jiān)控可能仍然是可取的。
• 溝通 - 電子競價之前、之中和之后的溝通是確保競價成功和您能夠獲得業(yè)務的關鍵。集成的聊天和消息傳遞系統(tǒng)對于任何競價軟件都至關重要，以確保買方和供應商之間的所有溝通渠道始終暢通無阻，以澄清與競價過程以及任何規(guī)格文件相關的任何問題。為作為實時電子競價過程一部分的所有項目和服務設定切合實際的開盤價。
• 合同- 電子競價結束后，確保您將獎勵(合同)時間表告知參與的供應商。盡快做出獎勵決定并感謝所有參與的供應商。通常，獎勵決定是基于價格、質(zhì)量、交付能力等因素的組合。最低價格的供應商不一定會贏得競價。

通過實時電子競價產(chǎn)生的節(jié)省只有在實現(xiàn)這些節(jié)省時才有好處。為確保您獲得實施實時電子競價采購策略所產(chǎn)生的節(jié)省，請務必跟進您的獎勵并主動跟蹤所有采購，以充分實現(xiàn)實時電子競價的收益。

實時電子競價有許多好處，如下所列：

• 節(jié)省收集供應商投標的時間
• 提高投標過程的透明度； 改善供應商關系
• 節(jié)省 18% 至 40% 的成本
• 提高合規(guī)性和數(shù)據(jù)安全性