采購流程很重要，因為它為企業(yè)提供了一種結構化方式來滿足其需求。采購流程還允許進行更明智的財務規(guī)劃。 8Manage SRM 供應商采購管理系統的采購流程可以幫助你的企業(yè)預防欺詐或違規(guī)支出，因為它需要記錄所有業(yè)務交易并自動創(chuàng)建不可擦除的審計跟蹤。

確定需求——

當企業(yè)認識到它需要能夠增強其運營的產品、工具或服務時，采購流程就開始了。在完成日常工作時，團隊成員可以將他們遇到的挑戰(zhàn)告知主管，幫助確定需求。一旦組織確定了需求，它就可以開始采購流程。

明確需求——

在此階段，部門領導會進一步調查需求，并針對他們的需求制定計劃。例如，打印紙經常短缺變成每周交付 500 張噴墨打印紙的需求，從而確保持續(xù)供應。

確定需求的人經常與其他團隊成員和管理層合作，為問題提出正確的解決方案，尤其是在涉及更大的采購時。例如，確定需要更多打印紙的員工可能有權自行明確說明需求，而整個辦公室對新計算機系統的需求可能需要其他人的意見。

尋找并選擇供應商——

尋找可以提供你想要采購的特定產品或服務的潛在供應商。你可以在線進行自己的研究，或聯系你職業(yè)圈子里的人，讓他們進行推薦。如果運費是你采購時需要考慮的因素，請尋找你所在地區(qū)的企業(yè)。

在這個階段，考慮幾個供應商并將它們相互比較是一個好主意。必要時，聯系供應商并向他們索取報價或建議。在考慮供應商時，請考慮成本、可靠性和交貨時間等因素。

協商費用——

在許多情況下，可以與供應商協商費用，尤其是在下高價訂單或你希望定期下訂單時。聯系你正在考慮的供應商，詢問他們是否愿意協商價格。如果這意味著他們可以為他們的業(yè)務獲得一份大的或長期的合同，供應商可能會進行協商。

獲得訂單批準——

在你的企業(yè)發(fā)起交易之前，你可能需要獲得訂單的批準。這可能包括與高層管理人員和會計部門合作，確保預算內有足夠的可用資金用于采購。在某些情況下，企業(yè)可能還需要與供應商建立信用額度。如果你還沒有，請向管理層解釋為什么需要采購，以及你如何從供應商處獲得合理的價格。

下訂單——

雙方同意交易后，你就能正式下單。讓雙方同意具體細節(jié)，例如價格、交貨時間、費用和安裝。以書面形式獲取所有內容，并讓兩個組織的代表簽署。然后在你的文件中保留一份本協議的副本以供將來參考。

接收和審批訂單——

當訂單到達時，檢查產品是否有任何問題或供應商未能交付的任何東西。及時性是關鍵，因為如果有任何問題，供應商應在你結算剩余款項之前解決這些問題。

審查供應商績效——

無論你是與供應商進行一次性交易還是建立經常性交易，你都要定期檢查供應商的交付質量和及時性。這些審查記錄可以幫助你識別和跟蹤合同后期可能出現的任何問題。繼續(xù)與持續(xù)滿足你的業(yè)務需求的供應商建立關系。

公開市場采購

你的組織可以使用公開市場采購方法來獲取不經常購買的產品。使用這種方法，你必須采用工業(yè)標準或規(guī)范，確保在請求報價時進行同一基準的比較。這種方法的優(yōu)點是只會以盡可能低的價格購買所需質量的產品。

按合同采購

需要經常采購的產品要用到合同采購。為直接材料發(fā)布標書，劃出每年的要求，并邀請投標。招標書的總價值應根據該年度的估計生產消耗量來評估。與供應商簽訂合同，供應商必須交保證金，確保會定期供應這些產品。他們必須提供規(guī)定的質量。如果供應商不能提供訂購產品，我們有一項合同條款規(guī)定，我們可以按照市場通行的價格購買訂購產品，并將這筆錢借記到供應商的賬戶上，這就是風險采購。

集中采購

集中采購的原則是采購活動由一個部門完成。在實行集中采購的企業(yè)，集中采購負責人通常向最高管理層匯報，最高管理層對利潤的創(chuàng)造負有全面責任。在這種采購中，不同部門的采購被合并在一個部門下，進行大規(guī)模的采購。

這種方法的優(yōu)點是有更好的控制和協調，因為所有采購人員都在一個主管或部門下工作。購買力組合在一起，可以獲得更好的折扣，又因為工作進行了整合，所以參與采購的人很少。采購政策的經濟和利潤潛力使其成為利潤而不是成本中心。

持續(xù)訂單采購

在這種方法下，供應商以預先確定的固定時間間隔發(fā)送商品。采購可能涉及每次固定的數量或可能涉及偶爾補充庫存。瓶裝水等常用產品的采購通常使用這種方法，該方法通常只用于特定產品。送貨員會補充庫存，這為收貨人節(jié)省大量時間。針對這類交付會事先達成協議，并不時進行審查。該系統的缺點之一是依賴一個供應商，并且可能由于意外問題而導致延遲。然而，它適用于那些每天或每周購買或一周或一個月多次購買的物品。

定期采購/每兩周報價單列表/每兩周采購

這種方法用于購買可能在一到兩周內腐爛的食品，一周或兩周運送一次就足夠了。有人會完成手頭的庫存，并根據主列表上的正常訂單數量和預期的業(yè)務量填寫每個產品的需求數量。與此同時，采購人員發(fā)出一份各供應商報價單列表的副本，該副本要求供應商在收到報價單后報價。這些信息會輸入到主報價單列表中，然后決定將每個產品的訂單放在哪里。這基于下周/兩周的需求和可用的存儲空間。值得注意的是，產品的規(guī)格通常會根據產品的品牌名稱以及尺寸、重量和計數來判斷。

采購需求的形式多種多樣，單一的采購需求管理形式已不能滿足現代企業(yè)的需要。通過使用 8Manage SRM 供應商關系管理系統，用戶可以輕松處理不同形式的采購需求（如下），避免采購失去控制：

• 常見商品和服務的集中采購（憑借數量爭取最佳價格）
• 常見商品和服務的分布式采購（本地采購效果最佳）
• 常見商品和服務的合作采購（使用持續(xù)要約處理不可預測的需求）
• 專用商品和服務的采購（用戶部門有扎實的知識）
• 基于項目的采購（需要滿足項目的時間和預算限制）
• 急需產品或生鮮產品的采購（如食品、新鮮食材）

使用 8Manage SRM，你可以定義組織架構以及各部門的權限和職責。8Manage 預算功能支持設置和跟蹤各部門在一定時間內的預算，這些預算可用于采購各部門需要的商品和服務。

使用 8Manage SRM，你可以制定跨職能的采購計劃，以滿足客戶對產品的需求，最大限度地減少過剩庫存，避免供應鏈中斷。該系統同時支持制定直接和間接的物料計劃。

8Manage SRM 允許一個部門管理整個企業(yè)的商品和服務采購。集中控制有利于在采購組織的相應位置找到與供應商之間最劃算的交易。

8Manage SRM 允許你管理和合并采購需求，并通過快速詢比價、電子招標或電子競價選擇最劃算的交易。

在日常采購中會遇到各種各樣的采購需求，單一形式的采購需求管理已難以滿足現代企業(yè)的采購管理需求。8Manage 采購需求管理可幫助用戶輕松地處理不同類型的采購需求：

可用于集中式采購與部門采購

8Manage 采購申請（PR）可用于任何部門向采購部門提出采購申請。

如果需要采購的是專業(yè)設備或服務，需要由有專業(yè)知識的需求部門進行管理，8Manage PR 可通過以下幾種方式幫助您更好地管理這些采購需求：

集中式采購（中央式管理）

8Manage PR 可用于集中式（中央式）采購需求管理，上一層級或者中央采購部門會匯總所有不同部門對同一物料的采購需求，層層匯總形成一個更大量的總采購需求，以此能獲取更好的價格或節(jié)省成本。

8Manage PR 可實時征集不同供應商的報價，然后快速對比他們的價格，交付日期以及其它事項。

8Manage PR 支持實時逆向競拍。用戶可按需設置一輪或多輪逆向競拍，系統會自動通知候選供應商每次的競拍，并控制每次競拍的開始與結束時間。每一輪逆向競拍，每個供應商都可以實時查看到自己及其它競拍者的動態(tài)排名。

8Manage PR 及其規(guī)則驅動監(jiān)控流程可用于以下類型的招標：

• 采購信息
• 采購提案
• 采購報價

8Manage PR 是物料使用部門與中央采購部門，或者是業(yè)務主導專家與采購，財務以及法務專家的重要監(jiān)控機制，它能幫助用戶確保需求部門在開展招標前具備充足的預算與合適的監(jiān)控。

若需要采購的物料有庫存，8Manage PR 支持用戶申請部分使用或者全部使用現有庫存物料。用戶可查看物料的庫存信息，提交所需物料的庫存申請。若現有庫存數量不能滿足所需數量，用戶可以直接點擊 “生成采購訂單“ 命令，系統會自動生成一張所缺物料數量的采購訂單，非常簡單快捷。

當你剛剛完成一個尋源流程，該流程旨在為某一特定類型的產品或服務尋找供應商，你確定了獲勝供應商并準備好鞏固交易……但是，正式記錄你和供應商之間簽訂的協議的最佳方式是什么?

許多公司直接簽訂合同，或在采購規(guī)模較小的情況下，僅僅索要發(fā)票，但還有另一種選擇——采購訂單。

采購訂單是買賣雙方之間具有法律約束力的協議，當你需要的不僅僅是發(fā)票，但不需要冗長多頁的合同時，采購訂單是一個很好的選擇。

8Manage 為您提供以下采購訂單功能：
類型和規(guī)則設置 —— 8Manage 允許您根據貴公司的采購分類來對您的采購進行分類，設置相應的規(guī)則，確保公司政策得到正確的執(zhí)行。
手動或自動創(chuàng)建 —— 8Manage 允許您手動創(chuàng)建采購訂單或根據您的采購計劃自動生成采購訂單。
付款安排 —— 8Manage 允許您在采購訂單中設置付款安排，以便自動跟蹤后續(xù)發(fā)票和付款。
審核與審批 —— 根據您的組織架構和采購類型，8Manage 會自動將預設的審核與審批流程與您的采購訂單綁定。
電子簽名和電子蓋章 —— 8Manage 允許您給采購訂單提供電子簽名和/或電子蓋章。
電子推送給供應商 ——8Manage 允許您以電子方式將采購訂單發(fā)送給您的供應商。
在線跟供應商確認 —— 8Manage 告知供應商新的采購訂單，并允許其確認采購訂單，然后再通知您。
交付計劃和確認 ——8Manage 允許您和您的供應商設置交付計劃、進行變更并確認（最終）計劃。
驗收和退貨 —— 8Manage 允許您檢查和驗收產品和服務和/或退貨。
對賬 —— 8Manage 幫助您將供應商提供的發(fā)票與采購訂單的付款安排和驗收狀態(tài)進行匹配。
發(fā)票審批和付款請求 —— 8Manage 允許您提交發(fā)票和付款請求進行審批。
評估供應商績效 —— 8Manage 允許您根據供應商完成訂單的能力來評估其績效。

8Manage 采購合同管理系統可幫助您管理復雜采購的合同條款與交付的驗收，確保采購物品的交付按照合同條款的要求執(zhí)行。

8Manage 采購合同靈活易用，可適用于不同類型的采購管理：

• 可用于管理簡單的消費品采購（類似于8Manage的采購訂單管理功能）
• 可用于管理有復雜合同條款和復雜交付的大宗采購

8Manage 支持以下的采購合同管理：

8Manage 為所有采購員和采購管理者提供同一個頁面以查看和管理整個采購合同。在 8Manage 中，每個采購合同都可以用一個項目來管理，通過項目嚴格按照采購合同的條款管控其資源，活動，采購物料以及交付，確保交付的履行符合合同的條款。

8Manage 支持以下采購主合同與子合同管理： 

主合同管理：

子合同管理：

8Manage 支持每個子合同單獨進行結算，同時也支持所有子合同匯總到主合同進行結算。

8Manage 支持通過項目和里程碑管理采購產品或服務的交付與驗收。8Manage 可支持以下類型的采購合同管理：

8Manage 支持一組交付里程碑鏈接到一個或多個項目。在合同層，用戶可以查看和管理此合同中所有項目的資源，活動，依賴，可交付成果以及里程碑。采購合同審批通過后，合同的預算會根據預設的條件自動分配到合同中的每個項目，應計費用和實際費用也會實時自動地從每個項目層匯總到合同層。

此外，8Manage 支持用戶實時管理采購合同的復雜交付與驗收，用戶可實時管控交付與驗收的具體安排，資源，活動，費用與其它事項。

8Manage 支持大規(guī)模的采購或項目型采購與銷售互連。8Manage 采購合同可自動采集銷售信息并為采購合同與銷售業(yè)務創(chuàng)建實時的連接，通過這些連接您可以實時管控：

• 供應商提供給您的產品與服務的交付與驗收
• 您提供給客戶的產品與服務的交付與驗收

銷售業(yè)務的任何變更或者影響（例如：采購需求調整，利潤與損益的增加/減少）都會實時自動地反映在8Manage 采購合同中，再復雜的采購合同您也能一眼了解全局及來龍去脈。

質量水平協議與罰款

產品與服務的質量是采購關注的核心。8Manage 采購合同提供質量水平協議與罰款管理，您可以按需創(chuàng)建采購產品與服務適用的質量水平協議與罰款機制，系統會自動實時追蹤實際執(zhí)行結果并自動計算罰款結果。

8Manage 支持根據質量水平協議設置每個可交付成果的衡量指標。在采購合同實際執(zhí)行過程中，8Manage 會根據質量水平協議實時檢測實際交付的偏差，并發(fā)出偏差提醒，自動計算罰金和發(fā)出懲罰通知。

8Manage 支持以下采購合同與項目的會計與結算管理：

采購合同與項目的預算與實際費用數據實時互連，8Manage 提供采購成本概覽，通過此概覽您可以同時看到實時更新的采購合同與項目的預算與實際費用信息。

8Manage 采購合同提供發(fā)票管理，供應商發(fā)出的每張發(fā)票系統都會實時記錄和追蹤其審批結果和付款情況。8Manage 支持以下付款方式：

• 多張發(fā)票一起結算
• 支持分期付款（可按需設置每期付款的金額或百分比）

同時，8Manage 也支持采購合同中的固定資產管理，系統會記錄和追蹤合同中的固定資產，并根據預設的攤銷和折舊條件自動計算賬面價值。

8Manage 采購合同管理提供非常靈活的修改機制，已審批的合同通過申請可進行修改，系統會自動追蹤采購合同的所有修改版本，并記錄和管理每個最新版本的重新審批流。

采購合同續(xù)約在實際采購當中極為常見。8Manage 支持采購合同續(xù)約管理，用戶可按需預設續(xù)約的周期和續(xù)約后的價格調整，在合同將到期前，系統會自動發(fā)出續(xù)約提醒給相關人員，并且用戶可以按需設置合同到期前多長時間發(fā)出續(xù)約提醒。

同時，8Manage 采購合同管理系統提供續(xù)約概覽，采購人員通過此概覽可輕松地查看到所有即將需要進行續(xù)約的采購合同，非常方便省時。此外，8Manage 支持按照續(xù)約設定系統自動生成新的采購合同，無需重新手動添加，更高效省時，信息也更準確。