采購流程很重要，因?yàn)樗鼮槠髽I(yè)提供了一種結(jié)構(gòu)化方式來滿足其需求。采購流程還允許進(jìn)行更明智的財(cái)務(wù)規(guī)劃。 8Manage SRM 供應(yīng)商采購管理系統(tǒng)的采購流程可以幫助你的企業(yè)預(yù)防欺詐或違規(guī)支出，因?yàn)樗枰涗浰袠I(yè)務(wù)交易并自動創(chuàng)建不可擦除的審計(jì)跟蹤。

確定需求——

當(dāng)企業(yè)認(rèn)識到它需要能夠增強(qiáng)其運(yùn)營的產(chǎn)品、工具或服務(wù)時(shí)，采購流程就開始了。在完成日常工作時(shí)，團(tuán)隊(duì)成員可以將他們遇到的挑戰(zhàn)告知主管，幫助確定需求。一旦組織確定了需求，它就可以開始采購流程。

明確需求——

在此階段，部門領(lǐng)導(dǎo)會進(jìn)一步調(diào)查需求，并針對他們的需求制定計(jì)劃。例如，打印紙經(jīng)常短缺變成每周交付 500 張噴墨打印紙的需求，從而確保持續(xù)供應(yīng)。

確定需求的人經(jīng)常與其他團(tuán)隊(duì)成員和管理層合作，為問題提出正確的解決方案，尤其是在涉及更大的采購時(shí)。例如，確定需要更多打印紙的員工可能有權(quán)自行明確說明需求，而整個(gè)辦公室對新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的需求可能需要其他人的意見。

尋找并選擇供應(yīng)商——

尋找可以提供你想要采購的特定產(chǎn)品或服務(wù)的潛在供應(yīng)商。你可以在線進(jìn)行自己的研究，或聯(lián)系你職業(yè)圈子里的人，讓他們進(jìn)行推薦。如果運(yùn)費(fèi)是你采購時(shí)需要考慮的因素，請尋找你所在地區(qū)的企業(yè)。

在這個(gè)階段，考慮幾個(gè)供應(yīng)商并將它們相互比較是一個(gè)好主意。必要時(shí)，聯(lián)系供應(yīng)商并向他們索取報(bào)價(jià)或建議。在考慮供應(yīng)商時(shí)，請考慮成本、可靠性和交貨時(shí)間等因素。

協(xié)商費(fèi)用——

在許多情況下，可以與供應(yīng)商協(xié)商費(fèi)用，尤其是在下高價(jià)訂單或你希望定期下訂單時(shí)。聯(lián)系你正在考慮的供應(yīng)商，詢問他們是否愿意協(xié)商價(jià)格。如果這意味著他們可以為他們的業(yè)務(wù)獲得一份大的或長期的合同，供應(yīng)商可能會進(jìn)行協(xié)商。

獲得訂單批準(zhǔn)——

在你的企業(yè)發(fā)起交易之前，你可能需要獲得訂單的批準(zhǔn)。這可能包括與高層管理人員和會計(jì)部門合作，確保預(yù)算內(nèi)有足夠的可用資金用于采購。在某些情況下，企業(yè)可能還需要與供應(yīng)商建立信用額度。如果你還沒有，請向管理層解釋為什么需要采購，以及你如何從供應(yīng)商處獲得合理的價(jià)格。

下訂單——

雙方同意交易后，你就能正式下單。讓雙方同意具體細(xì)節(jié)，例如價(jià)格、交貨時(shí)間、費(fèi)用和安裝。以書面形式獲取所有內(nèi)容，并讓兩個(gè)組織的代表簽署。然后在你的文件中保留一份本協(xié)議的副本以供將來參考。

接收和審批訂單——

當(dāng)訂單到達(dá)時(shí)，檢查產(chǎn)品是否有任何問題或供應(yīng)商未能交付的任何東西。及時(shí)性是關(guān)鍵，因?yàn)槿绻腥魏螁栴}，供應(yīng)商應(yīng)在你結(jié)算剩余款項(xiàng)之前解決這些問題。

審查供應(yīng)商績效——

無論你是與供應(yīng)商進(jìn)行一次性交易還是建立經(jīng)常性交易，你都要定期檢查供應(yīng)商的交付質(zhì)量和及時(shí)性。這些審查記錄可以幫助你識別和跟蹤合同后期可能出現(xiàn)的任何問題。繼續(xù)與持續(xù)滿足你的業(yè)務(wù)需求的供應(yīng)商建立關(guān)系。

公開市場采購

你的組織可以使用公開市場采購方法來獲取不經(jīng)常購買的產(chǎn)品。使用這種方法，你必須采用工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范，確保在請求報(bào)價(jià)時(shí)進(jìn)行同一基準(zhǔn)的比較。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是只會以盡可能低的價(jià)格購買所需質(zhì)量的產(chǎn)品。

按合同采購

需要經(jīng)常采購的產(chǎn)品要用到合同采購。為直接材料發(fā)布標(biāo)書，劃出每年的要求，并邀請投標(biāo)。招標(biāo)書的總價(jià)值應(yīng)根據(jù)該年度的估計(jì)生產(chǎn)消耗量來評估。與供應(yīng)商簽訂合同，供應(yīng)商必須交保證金，確保會定期供應(yīng)這些產(chǎn)品。他們必須提供規(guī)定的質(zhì)量。如果供應(yīng)商不能提供訂購產(chǎn)品，我們有一項(xiàng)合同條款規(guī)定，我們可以按照市場通行的價(jià)格購買訂購產(chǎn)品，并將這筆錢借記到供應(yīng)商的賬戶上，這就是風(fēng)險(xiǎn)采購。

集中采購

集中采購的原則是采購活動由一個(gè)部門完成。在實(shí)行集中采購的企業(yè)，集中采購負(fù)責(zé)人通常向最高管理層匯報(bào)，最高管理層對利潤的創(chuàng)造負(fù)有全面責(zé)任。在這種采購中，不同部門的采購被合并在一個(gè)部門下，進(jìn)行大規(guī)模的采購。

這種方法的優(yōu)點(diǎn)是有更好的控制和協(xié)調(diào)，因?yàn)樗胁少徣藛T都在一個(gè)主管或部門下工作。購買力組合在一起，可以獲得更好的折扣，又因?yàn)楣ぷ鬟M(jìn)行了整合，所以參與采購的人很少。采購政策的經(jīng)濟(jì)和利潤潛力使其成為利潤而不是成本中心。

持續(xù)訂單采購

在這種方法下，供應(yīng)商以預(yù)先確定的固定時(shí)間間隔發(fā)送商品。采購可能涉及每次固定的數(shù)量或可能涉及偶爾補(bǔ)充庫存。瓶裝水等常用產(chǎn)品的采購?fù)ǔＪ褂眠@種方法，該方法通常只用于特定產(chǎn)品。送貨員會補(bǔ)充庫存，這為收貨人節(jié)省大量時(shí)間。針對這類交付會事先達(dá)成協(xié)議，并不時(shí)進(jìn)行審查。該系統(tǒng)的缺點(diǎn)之一是依賴一個(gè)供應(yīng)商，并且可能由于意外問題而導(dǎo)致延遲。然而，它適用于那些每天或每周購買或一周或一個(gè)月多次購買的物品。

定期采購/每兩周報(bào)價(jià)單列表/每兩周采購

這種方法用于購買可能在一到兩周內(nèi)腐爛的食品，一周或兩周運(yùn)送一次就足夠了。有人會完成手頭的庫存，并根據(jù)主列表上的正常訂單數(shù)量和預(yù)期的業(yè)務(wù)量填寫每個(gè)產(chǎn)品的需求數(shù)量。與此同時(shí)，采購人員發(fā)出一份各供應(yīng)商報(bào)價(jià)單列表的副本，該副本要求供應(yīng)商在收到報(bào)價(jià)單后報(bào)價(jià)。這些信息會輸入到主報(bào)價(jià)單列表中，然后決定將每個(gè)產(chǎn)品的訂單放在哪里。這基于下周/兩周的需求和可用的存儲空間。值得注意的是，產(chǎn)品的規(guī)格通常會根據(jù)產(chǎn)品的品牌名稱以及尺寸、重量和計(jì)數(shù)來判斷。

采購需求的形式多種多樣，單一的采購需求管理形式已不能滿足現(xiàn)代企業(yè)的需要。通過使用 8Manage SRM 供應(yīng)商關(guān)系管理系統(tǒng)，用戶可以輕松處理不同形式的采購需求（如下），避免采購失去控制：

• 常見商品和服務(wù)的集中采購（憑借數(shù)量爭取最佳價(jià)格）
• 常見商品和服務(wù)的分布式采購（本地采購效果最佳）
• 常見商品和服務(wù)的合作采購（使用持續(xù)要約處理不可預(yù)測的需求）
• 專用商品和服務(wù)的采購（用戶部門有扎實(shí)的知識）
• 基于項(xiàng)目的采購（需要滿足項(xiàng)目的時(shí)間和預(yù)算限制）
• 急需產(chǎn)品或生鮮產(chǎn)品的采購（如食品、新鮮食材）

使用 8Manage SRM，你可以定義組織架構(gòu)以及各部門的權(quán)限和職責(zé)。8Manage 預(yù)算功能支持設(shè)置和跟蹤各部門在一定時(shí)間內(nèi)的預(yù)算，這些預(yù)算可用于采購各部門需要的商品和服務(wù)。

使用 8Manage SRM，你可以制定跨職能的采購計(jì)劃，以滿足客戶對產(chǎn)品的需求，最大限度地減少過剩庫存，避免供應(yīng)鏈中斷。該系統(tǒng)同時(shí)支持制定直接和間接的物料計(jì)劃。

8Manage SRM 允許一個(gè)部門管理整個(gè)企業(yè)的商品和服務(wù)采購。集中控制有利于在采購組織的相應(yīng)位置找到與供應(yīng)商之間最劃算的交易。

8Manage SRM 允許你管理和合并采購需求，并通過快速詢比價(jià)、電子招標(biāo)或電子競價(jià)選擇最劃算的交易。

在日常采購中會遇到各種各樣的采購需求，單一形式的采購需求管理已難以滿足現(xiàn)代企業(yè)的采購管理需求。8Manage 采購需求管理可幫助用戶輕松地處理不同類型的采購需求：

可用于集中式采購與部門采購

8Manage 采購申請（PR）可用于任何部門向采購部門提出采購申請。

如果需要采購的是專業(yè)設(shè)備或服務(wù)，需要由有專業(yè)知識的需求部門進(jìn)行管理，8Manage PR 可通過以下幾種方式幫助您更好地管理這些采購需求：

集中式采購（中央式管理）

8Manage PR 可用于集中式（中央式）采購需求管理，上一層級或者中央采購部門會匯總所有不同部門對同一物料的采購需求，層層匯總形成一個(gè)更大量的總采購需求，以此能獲取更好的價(jià)格或節(jié)省成本。

8Manage PR 可實(shí)時(shí)征集不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，然后快速對比他們的價(jià)格，交付日期以及其它事項(xiàng)。

8Manage PR 支持實(shí)時(shí)逆向競拍。用戶可按需設(shè)置一輪或多輪逆向競拍，系統(tǒng)會自動通知候選供應(yīng)商每次的競拍，并控制每次競拍的開始與結(jié)束時(shí)間。每一輪逆向競拍，每個(gè)供應(yīng)商都可以實(shí)時(shí)查看到自己及其它競拍者的動態(tài)排名。

8Manage PR 及其規(guī)則驅(qū)動監(jiān)控流程可用于以下類型的招標(biāo)：

• 采購信息
• 采購提案
• 采購報(bào)價(jià)

8Manage PR 是物料使用部門與中央采購部門，或者是業(yè)務(wù)主導(dǎo)專家與采購，財(cái)務(wù)以及法務(wù)專家的重要監(jiān)控機(jī)制，它能幫助用戶確保需求部門在開展招標(biāo)前具備充足的預(yù)算與合適的監(jiān)控。

若需要采購的物料有庫存，8Manage PR 支持用戶申請部分使用或者全部使用現(xiàn)有庫存物料。用戶可查看物料的庫存信息，提交所需物料的庫存申請。若現(xiàn)有庫存數(shù)量不能滿足所需數(shù)量，用戶可以直接點(diǎn)擊 “生成采購訂單“ 命令，系統(tǒng)會自動生成一張所缺物料數(shù)量的采購訂單，非常簡單快捷。

當(dāng)你剛剛完成一個(gè)尋源流程，該流程旨在為某一特定類型的產(chǎn)品或服務(wù)尋找供應(yīng)商，你確定了獲勝供應(yīng)商并準(zhǔn)備好鞏固交易……但是，正式記錄你和供應(yīng)商之間簽訂的協(xié)議的最佳方式是什么?

許多公司直接簽訂合同，或在采購規(guī)模較小的情況下，僅僅索要發(fā)票，但還有另一種選擇——采購訂單。

采購訂單是買賣雙方之間具有法律約束力的協(xié)議，當(dāng)你需要的不僅僅是發(fā)票，但不需要冗長多頁的合同時(shí)，采購訂單是一個(gè)很好的選擇。

8Manage 為您提供以下采購訂單功能：
類型和規(guī)則設(shè)置 —— 8Manage 允許您根據(jù)貴公司的采購分類來對您的采購進(jìn)行分類，設(shè)置相應(yīng)的規(guī)則，確保公司政策得到正確的執(zhí)行。
手動或自動創(chuàng)建 —— 8Manage 允許您手動創(chuàng)建采購訂單或根據(jù)您的采購計(jì)劃自動生成采購訂單。
付款安排 —— 8Manage 允許您在采購訂單中設(shè)置付款安排，以便自動跟蹤后續(xù)發(fā)票和付款。
審核與審批 —— 根據(jù)您的組織架構(gòu)和采購類型，8Manage 會自動將預(yù)設(shè)的審核與審批流程與您的采購訂單綁定。
電子簽名和電子蓋章 —— 8Manage 允許您給采購訂單提供電子簽名和/或電子蓋章。
電子推送給供應(yīng)商 ——8Manage 允許您以電子方式將采購訂單發(fā)送給您的供應(yīng)商。
在線跟供應(yīng)商確認(rèn) —— 8Manage 告知供應(yīng)商新的采購訂單，并允許其確認(rèn)采購訂單，然后再通知您。
交付計(jì)劃和確認(rèn) ——8Manage 允許您和您的供應(yīng)商設(shè)置交付計(jì)劃、進(jìn)行變更并確認(rèn)（最終）計(jì)劃。
驗(yàn)收和退貨 —— 8Manage 允許您檢查和驗(yàn)收產(chǎn)品和服務(wù)和/或退貨。
對賬 —— 8Manage 幫助您將供應(yīng)商提供的發(fā)票與采購訂單的付款安排和驗(yàn)收狀態(tài)進(jìn)行匹配。
發(fā)票審批和付款請求 —— 8Manage 允許您提交發(fā)票和付款請求進(jìn)行審批。
評估供應(yīng)商績效 —— 8Manage 允許您根據(jù)供應(yīng)商完成訂單的能力來評估其績效。

8Manage 采購合同管理系統(tǒng)可幫助您管理復(fù)雜采購的合同條款與交付的驗(yàn)收，確保采購物品的交付按照合同條款的要求執(zhí)行。

8Manage 采購合同靈活易用，可適用于不同類型的采購管理：

• 可用于管理簡單的消費(fèi)品采購（類似于8Manage的采購訂單管理功能）
• 可用于管理有復(fù)雜合同條款和復(fù)雜交付的大宗采購

8Manage 支持以下的采購合同管理：

8Manage 為所有采購員和采購管理者提供同一個(gè)頁面以查看和管理整個(gè)采購合同。在 8Manage 中，每個(gè)采購合同都可以用一個(gè)項(xiàng)目來管理，通過項(xiàng)目嚴(yán)格按照采購合同的條款管控其資源，活動，采購物料以及交付，確保交付的履行符合合同的條款。

8Manage 支持以下采購主合同與子合同管理： 

主合同管理：

子合同管理：

8Manage 支持每個(gè)子合同單獨(dú)進(jìn)行結(jié)算，同時(shí)也支持所有子合同匯總到主合同進(jìn)行結(jié)算。

8Manage 支持通過項(xiàng)目和里程碑管理采購產(chǎn)品或服務(wù)的交付與驗(yàn)收。8Manage 可支持以下類型的采購合同管理：

8Manage 支持一組交付里程碑鏈接到一個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目。在合同層，用戶可以查看和管理此合同中所有項(xiàng)目的資源，活動，依賴，可交付成果以及里程碑。采購合同審批通過后，合同的預(yù)算會根據(jù)預(yù)設(shè)的條件自動分配到合同中的每個(gè)項(xiàng)目，應(yīng)計(jì)費(fèi)用和實(shí)際費(fèi)用也會實(shí)時(shí)自動地從每個(gè)項(xiàng)目層匯總到合同層。

此外，8Manage 支持用戶實(shí)時(shí)管理采購合同的復(fù)雜交付與驗(yàn)收，用戶可實(shí)時(shí)管控交付與驗(yàn)收的具體安排，資源，活動，費(fèi)用與其它事項(xiàng)。

8Manage 支持大規(guī)模的采購或項(xiàng)目型采購與銷售互連。8Manage 采購合同可自動采集銷售信息并為采購合同與銷售業(yè)務(wù)創(chuàng)建實(shí)時(shí)的連接，通過這些連接您可以實(shí)時(shí)管控：

• 供應(yīng)商提供給您的產(chǎn)品與服務(wù)的交付與驗(yàn)收
• 您提供給客戶的產(chǎn)品與服務(wù)的交付與驗(yàn)收

銷售業(yè)務(wù)的任何變更或者影響（例如：采購需求調(diào)整，利潤與損益的增加/減少）都會實(shí)時(shí)自動地反映在8Manage 采購合同中，再復(fù)雜的采購合同您也能一眼了解全局及來龍去脈。

質(zhì)量水平協(xié)議與罰款

產(chǎn)品與服務(wù)的質(zhì)量是采購關(guān)注的核心。8Manage 采購合同提供質(zhì)量水平協(xié)議與罰款管理，您可以按需創(chuàng)建采購產(chǎn)品與服務(wù)適用的質(zhì)量水平協(xié)議與罰款機(jī)制，系統(tǒng)會自動實(shí)時(shí)追蹤實(shí)際執(zhí)行結(jié)果并自動計(jì)算罰款結(jié)果。

8Manage 支持根據(jù)質(zhì)量水平協(xié)議設(shè)置每個(gè)可交付成果的衡量指標(biāo)。在采購合同實(shí)際執(zhí)行過程中，8Manage 會根據(jù)質(zhì)量水平協(xié)議實(shí)時(shí)檢測實(shí)際交付的偏差，并發(fā)出偏差提醒，自動計(jì)算罰金和發(fā)出懲罰通知。

8Manage 支持以下采購合同與項(xiàng)目的會計(jì)與結(jié)算管理：

采購合同與項(xiàng)目的預(yù)算與實(shí)際費(fèi)用數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)互連，8Manage 提供采購成本概覽，通過此概覽您可以同時(shí)看到實(shí)時(shí)更新的采購合同與項(xiàng)目的預(yù)算與實(shí)際費(fèi)用信息。

8Manage 采購合同提供發(fā)票管理，供應(yīng)商發(fā)出的每張發(fā)票系統(tǒng)都會實(shí)時(shí)記錄和追蹤其審批結(jié)果和付款情況。8Manage 支持以下付款方式：

• 多張發(fā)票一起結(jié)算
• 支持分期付款（可按需設(shè)置每期付款的金額或百分比）

同時(shí)，8Manage 也支持采購合同中的固定資產(chǎn)管理，系統(tǒng)會記錄和追蹤合同中的固定資產(chǎn)，并根據(jù)預(yù)設(shè)的攤銷和折舊條件自動計(jì)算賬面價(jià)值。

8Manage 采購合同管理提供非常靈活的修改機(jī)制，已審批的合同通過申請可進(jìn)行修改，系統(tǒng)會自動追蹤采購合同的所有修改版本，并記錄和管理每個(gè)最新版本的重新審批流。

采購合同續(xù)約在實(shí)際采購當(dāng)中極為常見。8Manage 支持采購合同續(xù)約管理，用戶可按需預(yù)設(shè)續(xù)約的周期和續(xù)約后的價(jià)格調(diào)整，在合同將到期前，系統(tǒng)會自動發(fā)出續(xù)約提醒給相關(guān)人員，并且用戶可以按需設(shè)置合同到期前多長時(shí)間發(fā)出續(xù)約提醒。

同時(shí)，8Manage 采購合同管理系統(tǒng)提供續(xù)約概覽，采購人員通過此概覽可輕松地查看到所有即將需要進(jìn)行續(xù)約的采購合同，非常方便省時(shí)。此外，8Manage 支持按照續(xù)約設(shè)定系統(tǒng)自動生成新的采購合同，無需重新手動添加，更高效省時(shí)，信息也更準(zhǔn)確。