問：為什么上下班打卡不足以管理白領(lǐng)？

答：對于建筑、會(huì)計(jì)、審計(jì)、咨詢、設(shè)計(jì)、工程、IT、法律、研究和軟件開發(fā)等白領(lǐng)工作，上下班打卡只是反映員工每天在辦公室待 8 小時(shí)，這個(gè)信息不足以知道員工是否在做她最初打算做的事。

問：工作或任務(wù)管理的基礎(chǔ)是什么？

答：工作或任務(wù)管理的基礎(chǔ)是管理者與員工清楚了解并同步工作流的以下三點(diǎn)：（i）時(shí)間和工作量的估計(jì)，（ii）時(shí)間和工作量的承諾以及（iii）時(shí)間和工作量的現(xiàn)狀調(diào)查。在軟硬兼施的方法發(fā)揮作用以前，這三點(diǎn)必須存在。否則，管理者和員工會(huì)同意或承諾在他們頭腦中模糊或不一致的事項(xiàng), 最終消耗時(shí)間和成本卻得不到期望的結(jié)果，或結(jié)果不夠且太遲。

問：8Manage 工時(shí)表如何幫助您在組織中系統(tǒng)建立工作或任務(wù)基礎(chǔ)？

答：8Manage 工時(shí)表提供系統(tǒng)化工作流，用于：

(i) 估計(jì)和計(jì)劃工作或任務(wù)的時(shí)間和工作量
(ii) 根據(jù)計(jì)劃分配（承諾）資源
(iii) 使用和跟蹤時(shí)間和工作量的承諾與實(shí)際的對比

無論員工是負(fù)責(zé)事件營銷、銷售、交付項(xiàng)目，還是負(fù)責(zé)服務(wù)臺(tái)或臨時(shí)任務(wù)，8Manage 工時(shí)表都能把以上三點(diǎn)整合到員工的工作流程中。

問：我怎樣才能深信 8Manage 工時(shí)表有助于提高組織的生產(chǎn)率?

答：您需要做的是記錄不同部門的承諾流程，你會(huì)發(fā)現(xiàn)很難找到一個(gè)理性且系統(tǒng)全面實(shí)施的流程，但經(jīng)過這個(gè)練習(xí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)這些部門的任務(wù)計(jì)劃有不少含糊的內(nèi)容，采用 8Manage 工時(shí)表是最輕便、最快捷的解決辦法。

問：為實(shí)施 8Manage 工時(shí)表是不是一個(gè)很大的挑戰(zhàn)？

答：員工喜歡自由，他們中有些人可能一開始不太喜歡工時(shí)表。但是，即便是諾貝爾獎(jiǎng)獲得者也會(huì)在貝爾實(shí)驗(yàn)室填寫工時(shí)表。如果你做好準(zhǔn)備，在組織中實(shí)施工時(shí)表問題應(yīng)該不大。

問：8Manage 工時(shí)表如何幫助員工更好地管理時(shí)間和精力？

答：如果期末考試前沒有期中考試，很多學(xué)生會(huì)等到最后一刻才開始學(xué)習(xí)。同樣，在最終交付之前，如果步驟不設(shè)時(shí)間限制，也沒有提醒服務(wù)，許多員工將無法均勻地管理時(shí)間和精力。8Manage 工時(shí)表提供的框架和自動(dòng)化將幫助員工更好地管理他們的時(shí)間和精力。

問：傳統(tǒng)工時(shí)表系統(tǒng)如何工作？

答：傳統(tǒng)工時(shí)表系統(tǒng)是一種財(cái)務(wù)工具，記錄將記入帳戶代碼的員工時(shí)間。傳統(tǒng)工時(shí)表很少包含或不包含員工為銷售機(jī)會(huì)或項(xiàng)目開展的活動(dòng)的背景信息。一些使用傳統(tǒng)工時(shí)表系統(tǒng)的公司甚至要求員工每周至少在工時(shí)表中填寫 40個(gè)小時(shí)，因?yàn)樗麄儜?yīng)該每周獲得 40 小時(shí)的報(bào)酬。傳統(tǒng)工時(shí)表反映了公司應(yīng)該從工資單的角度支付員工費(fèi)用，而不是從日常管理的角度來考慮員工應(yīng)該做什么。傳統(tǒng)工時(shí)表無法幫助員工和經(jīng)理逐步了解他們的計(jì)劃與實(shí)際差距，以改善他們的工作量和時(shí)間管理。員工和經(jīng)理只有在差距很大或項(xiàng)目失敗時(shí)才會(huì)發(fā)現(xiàn)差距。

問：8Manage 工時(shí)表如何解決這些問題？

答：8Manage 工時(shí)表是一個(gè)時(shí)間和工作量的承諾管理工具，它具有嵌入式項(xiàng)目管理功能。 8Manage 工時(shí)表包含員工為銷售機(jī)會(huì)、合同交付、內(nèi)部項(xiàng)目和/或臨時(shí)任務(wù)而進(jìn)行的活動(dòng)的完整背景信息。如果員工在期間從事兩項(xiàng)不同的活動(dòng)，則員工和經(jīng)理所需要做的就是驗(yàn)證實(shí)際的時(shí)間和工作量信息與期間每項(xiàng)活動(dòng)的計(jì)劃時(shí)間和工作量相同。如果兩者不一樣，那么他們就需要同意并更新信息。這樣做的話，員工和經(jīng)理都能清楚看到差距。團(tuán)隊(duì)需要這種類型的增量反饋，以便在剩余的時(shí)間更好地管理自己，并完成全部工作。

問：8Manage 工時(shí)表是計(jì)時(shí)器嗎？

答：如果通過簡單的方式使用 8Manage 工時(shí)表，那么它會(huì)是時(shí)間盒方法的自動(dòng)計(jì)時(shí)器。8Manage 工時(shí)表包含員工為銷售機(jī)會(huì)、合同交付、內(nèi)部項(xiàng)目和/或臨時(shí)任務(wù)而進(jìn)行的活動(dòng)的完整背景信息，它可以幫助員工和經(jīng)理更好地重新分配剩余的時(shí)間和工作量。

問：為什么自動(dòng)計(jì)時(shí)器或提醒對生產(chǎn)力有很大影響？

答：員工的自律不是天生的，是后天習(xí)得的行為。藍(lán)領(lǐng)工人被規(guī)定按照他們的流水線工作。白領(lǐng)需要計(jì)時(shí)器或 8Manage 工時(shí)表來對他們進(jìn)行管理。一旦你實(shí)施了正確的工具，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)力有了巨大的提升。

問：為什么定時(shí)或提醒服務(wù)不能由管理員手動(dòng)提供？

答：如果你只查看 5 名員工 10 周的真實(shí)工時(shí)表數(shù)據(jù)，你會(huì)得出結(jié)論，計(jì)時(shí)或提醒最好由計(jì)算機(jī)而不是由人來完成。此外，如果計(jì)時(shí)或提醒不作為工作流程的一部分進(jìn)行自動(dòng)化，那么人工工作量太大，出錯(cuò)的可能性很大。

問：使用 8Manage 工時(shí)表，經(jīng)理與員工的會(huì)面是否仍然重要？

答：是的。8Manage 工時(shí)表只提供時(shí)間和工作量數(shù)據(jù)的記錄、跟蹤、提醒和修改服務(wù)。經(jīng)理與員工會(huì)面以了解問題并根據(jù)數(shù)據(jù)尋求解決方案仍然很重要。知識工作的完成不僅僅是個(gè)時(shí)間和工作量的數(shù)字游戲。準(zhǔn)確及時(shí)的時(shí)間和工作量（承諾）數(shù)據(jù)有助于經(jīng)理和員工更好地了解問題并尋求解決方案。如果你看看今天發(fā)生在我們行業(yè)的項(xiàng)目管理問題“項(xiàng)目 90% 完成是神話”，項(xiàng)目的高失敗率是由時(shí)間和工作量(承諾)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確和不及時(shí)造成的。