潛意識(shí)偏見驅(qū)動(dòng)的挑戰(zhàn)：

隨著您使用的 8Manage 工時(shí)表不斷審核員工的工作時(shí)間，您將了解員工在低優(yōu)先級(jí)別、效果不佳，甚至無益的活動(dòng)上花費(fèi)了多少工作時(shí)間。主要的挑戰(zhàn)來自人們的潛意識(shí)偏見驅(qū)動(dòng)和計(jì)劃謬誤。

• 人們?cè)诶速M(fèi)時(shí)間后經(jīng)常抱怨時(shí)間緊迫，卻不反思之前的時(shí)間都用了在哪里
• 不少人習(xí)慣拖延，有些人狂看電視
• 人們?yōu)榱斯?jié)省 5 元的餐費(fèi)去尋找優(yōu)惠券，所花費(fèi)的時(shí)間卻等同于一整頓豐富的午餐
• 人們承擔(dān)的工作超出了能力范圍，當(dāng)沒有達(dá)到最后期限時(shí)，卻假裝很驚訝

一般的人無法充當(dāng)很好的時(shí)間決策者，研究發(fā)現(xiàn)多種偏見會(huì)導(dǎo)致糟糕的決策和時(shí)間管理。一項(xiàng)研究發(fā)現(xiàn)，員工只需在如何管理時(shí)間方面更加自律，就可以騰出 20% 的時(shí)間。這是一個(gè)令人欣慰的消息，例如，公司員工平均每天收到 200 多封電子郵件和短信，而會(huì)議占用了 35% 的工作周。

解決方法：

您可以采取以下具體步驟來幫助那些在時(shí)間管理上苦苦掙扎的員工。

1. 找出問題的根源（并盡量減少它）

無論員工是被低級(jí)別優(yōu)先事項(xiàng)的細(xì)節(jié)所困擾，還是被工作量壓得喘不過氣來，您都可以通過使用 8Manage 工時(shí)表表來深入了解員工如何度過工作時(shí)間，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)時(shí)間管理問題的根源這可能是解決問題的第一步 。

開始討論：與員工進(jìn)行對(duì)話，了解他們的時(shí)間管理問題根源。例如，當(dāng)員工抱怨他們沒有足夠的時(shí)間來完成工作并且感到筋疲力盡時(shí)，提供安慰并幫助員工了解哪些職責(zé)優(yōu)先級(jí)更高，以及他們應(yīng)該將精力集中在哪里。

盡量減少干擾：識(shí)別并盡量減少諸如白噪聲水平或低效的工作空間配置等干擾。

2. 明確期望和優(yōu)先事項(xiàng)

確保個(gè)人按時(shí)完成可交付成果的最佳方法之一是讓期望變得清晰，并根據(jù)需要在會(huì)議和一對(duì)一會(huì)面中加以強(qiáng)調(diào)。關(guān)于您可以如何執(zhí)行此操作的一些示例包括：

• 使用直接的語言和項(xiàng)目時(shí)間表來傳達(dá)目標(biāo)、截止日期、優(yōu)先事項(xiàng)和任務(wù)責(zé)任
• 當(dāng)新成員加入時(shí)，談?wù)搱F(tuán)隊(duì)文化。例如，在入職期間，強(qiáng)調(diào)時(shí)間管理很重要，員工應(yīng)該準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議

3. 伸出援助之手

一些員工可能意識(shí)到他們需要時(shí)間管理方面的幫助，而另一些則可能不會(huì)。在任何情況下，您都可以為似乎難以明智安排時(shí)間的員工提供幫助和支持。以下技術(shù)通常非常有效：

• 定期與員工聯(lián)系，簡單地詢問：”我能做些什么來幫助你？”
• 將員工置于小團(tuán)隊(duì)中，讓他們將大型可交付成果劃分為更小、更易于管理的任務(wù)。
• 與個(gè)人一對(duì)一會(huì)面，集思廣益，制定計(jì)劃，支持更有效的時(shí)間管理。

4. 模范行為和指導(dǎo)員工

員工從團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)那里獲得時(shí)間管理提示。當(dāng)您準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議并兌現(xiàn)您的承諾時(shí)，他們可以看到您在實(shí)踐您所宣講的內(nèi)容。一旦您確定員工正在經(jīng)歷時(shí)間管理挑戰(zhàn)，您還可以通過 MCR（模范、教練、要求）指導(dǎo)他們對(duì)自己的行為做出適當(dāng)?shù)母淖?，該指?dǎo)由以下步驟組成：

• 模范：領(lǐng)導(dǎo)者在希望員工做出的行為方面樹立榜樣，以便員工看到、理解并相信變化。
• 教練：領(lǐng)導(dǎo)者評(píng)估員工的行為并提供指導(dǎo)、想法和計(jì)劃，使改變成為現(xiàn)實(shí)。
• 要求：領(lǐng)導(dǎo)者設(shè)定期望，要求員工負(fù)責(zé)對(duì)其時(shí)間管理行為進(jìn)行必要的改變。

5. 教授新技術(shù)

幫助員工在工作中更好地進(jìn)行時(shí)間管理的一個(gè)好方法是教他們?nèi)绾巫?。有效的時(shí)間管理培訓(xùn)包括有效管理資源的方法，以及保持井井有條的技巧。以下三個(gè)領(lǐng)域的培訓(xùn)將極大地支持有效的時(shí)間管理：

• 計(jì)劃和優(yōu)先排序：學(xué)習(xí)如何計(jì)劃和估計(jì)關(guān)鍵任務(wù)的時(shí)間安排有助于員工預(yù)測他們的一天將如何進(jìn)行。確定優(yōu)先級(jí)還可以幫助員工避免追趕被忽視的可交付成果。
• 組織技巧：有必要組織時(shí)間，以及你周圍的空間。雜亂無章的工作空間可能導(dǎo)致員工浪費(fèi)時(shí)間尋找丟失的物品，這可能導(dǎo)致錯(cuò)過截止日期或會(huì)議遲到。
• 溝通技巧：專注于提高溝通技巧的培訓(xùn)教會(huì)員工如何以及何時(shí)更新他們的工作進(jìn)度。

計(jì)劃謬誤的挑戰(zhàn)：

大型建設(shè)項(xiàng)目的歷史突出了預(yù)測樂觀甚至不切實(shí)際的完工時(shí)間的趨勢。例如，悉尼歌劇院是在最初估計(jì)的完工日期后 10 年建成的，而蒙特利爾的奧林匹克體育場則是在將近 13 年前完工的！不幸的是，這種現(xiàn)象不僅限于商業(yè)大型項(xiàng)目，而且主要出現(xiàn)在日常生活中。汽車專家低估了修復(fù)受損汽車所需的時(shí)間。新房主甚至在拆包完成之前就計(jì)劃舉辦喬遷派對(duì)。

最糟糕的是，我們不斷地低估完成一個(gè)項(xiàng)目所需的時(shí)間，即使我們知道我們可能會(huì)低估一個(gè)截止日期。一項(xiàng)研究表明，無論先前對(duì)完成特定任務(wù)所需時(shí)間的了解如何，我們都依賴于樂觀的觀點(diǎn)，并且可能會(huì)在截止日期之前預(yù)測完成日期。

樂觀不是敵人。計(jì)劃謬誤鼓勵(lì)我們中的許多人開始艱巨的項(xiàng)目，因?yàn)槲覀兊凸懒送瓿伤璧臅r(shí)間和工作。無知是幸福，但也可能導(dǎo)致壓力增加和內(nèi)疚感。

我們經(jīng)常無法在最后期限前完成，但最后期限也是我們完成工作的原因，尤其是對(duì)于那些拖延者來說，那么我們?nèi)绾闻c現(xiàn)實(shí)保持一致呢？

解決方法:

將項(xiàng)目分解成更小的部分：如果將大型項(xiàng)目分解成更小、更易于管理的部分，則更容易估算完成時(shí)間。您為實(shí)現(xiàn)更大目標(biāo)所采取的步驟值得認(rèn)可。將項(xiàng)目分解為更細(xì)化的步驟后，您可以將每個(gè)任務(wù)的時(shí)間相加，從而切實(shí)地確定完成日期。利用8Manage 工時(shí)表的歷史數(shù)據(jù)重訪截止日期，確保截止日期的合理性。