本文主要部分來自 Timely Blog 文章：https://memory.ai/timely-blog/ways-we-waste-time/.

我們的工作流程建立在我們很少質(zhì)疑的一系列習(xí)慣和流程之上。從表面上看，它們似乎很有成效，但這些重復(fù)的行為會嚴(yán)重限制我們每天創(chuàng)造價值的能力。我們首先應(yīng)該了解員工可能無意中浪費(fèi)工作時間的主要方式，然后利用 8Manage工時表來減少時間浪費(fèi)。

1. 電子郵件打亂我們一天的計劃

這是一個經(jīng)典的故事：你正為一個重要的項目忙碌，收到一封電子郵件的通知一閃而過，你放下正在做的事連忙回復(fù)。雖然我們大多數(shù)人都對此感到內(nèi)疚，但我們應(yīng)該記住，電子郵件只是一種交流方式，不應(yīng)該完全改寫我們的一天。一旦成為收件箱的奴隸，我們就會優(yōu)先考慮新的、瑣碎的任務(wù)，而不是真正推動我們前進(jìn)的關(guān)鍵任務(wù)。我們不斷往待辦事項列表添加新任務(wù)，當(dāng)我們中斷任務(wù)以查看電子郵件時，我們的注意力會被打亂。我們需要做的是，專門安排時間查看收件箱和回復(fù)電子郵件，并堅持下去。

2.  小任務(wù)前置影響重要事項的完成

當(dāng)你的待辦事項列表與你的手臂一樣長時，你很自然會希望盡快完成任務(wù)——這就是為什么我們中很多人都從不重要的小任務(wù)開始。不過，通過待辦事項列表取得進(jìn)展的愿望可能會以真正重要的事為代價。你完成的任務(wù)數(shù)量可以讓你獲得一種進(jìn)步感，但除非這些任務(wù)為你更廣泛的工作帶來實際價值，否則它們可能沒有那么有用。優(yōu)先考慮最重要的事，然后先完成。

3.  成為被動的會議參與者

在大多數(shù)情況下，許多會議都非常低效。研究表明，高管平均每周花費(fèi)在會議上的時候長達(dá) 23 個小時，其中有 8 個小時是無效率的。大約 90% 的人在會議上做白日夢，73% 的人利用這段時間完成其他工作。想想你有多少次會議只是默默坐著，沒有給談話帶來任何東西，也沒有給辯論做貢獻(xiàn)。如果是這樣，你應(yīng)該在那里嗎？考慮哪些會議對你來說才是重要的，并做出選擇。記住，會議很昂貴。在安排會議之前，務(wù)必詢問是否有其他更有效的渠道。

4.  會議之間存在時間間隔

會議浪費(fèi)時間的另一種方式是減少你在會議之外進(jìn)行真正的、富有成效的工作的時間。在會議之間的 30 分鐘間隔內(nèi)無法深入地、高質(zhì)量地完成工作——當(dāng)你找到自己的流程并陷入困境時，是時候進(jìn)行下一個會議了。始終嘗試安排背靠背的會議，以使工作周更加專注！

5.  重復(fù)的工作占用時間

對于我們大多數(shù)人來說，即使我們開始一項全新的任務(wù)，我們也會重復(fù)某些程序或方法。無論是在電子郵件中寫出相同的句子、從頭開始設(shè)計新的信息圖，還是尋找特定的 Web 工具頁面都是浪費(fèi)時間。盡可能節(jié)省時間和精力并使用模板和快捷方式。

6.  選擇手動而不是自動化

自動化可以讓你擺脫你討厭的低價值、無聊的工作，無論是填寫費(fèi)用、跟蹤你的時間、做會議記錄、組織你的收件箱還是在不同的工作工具或電子表格之間手動移動數(shù)據(jù)?？梢宰詣踊氖虑橹粫絹碓蕉啵虼酥档眠M(jìn)行一些研究以了解可以外包哪些非生產(chǎn)性任務(wù)。這是最簡單的方法，可以讓你騰出更多時間和精力來從事技能性工作。

7.   相信忙碌等同于生產(chǎn)力 

許多人將忙碌等同于生產(chǎn)力，但實際上，忙碌可能是對時間的重大浪費(fèi)。當(dāng)我們太忙時，我們的注意力就會變得分散；我們從一個任務(wù)跳到另一個任務(wù)，我們拒絕休息。我們試圖讓自己放心，我們做得很好。確切地說，這不是我們的錯——許多工作場所文化創(chuàng)造了一種環(huán)境，在這種環(huán)境中，立即可用是參與度的標(biāo)志，而會議出席率是地位的信號。但要真正富有成效，我們需要時間讓我們的思緒四處游蕩，休息一下，并對那些讓我們明顯忙碌而沒有創(chuàng)造任何實質(zhì)性價值的膚淺工作說“不”。

8Manage 工時表支持員工按工作類別、任務(wù)等記錄工時，在填寫過程中讓員工反思時間利用情況，從而識別浪費(fèi)時間的任務(wù)。管理人員可以根據(jù)員工提交的工時表，了解員工是否工作量過多或者過少，從而調(diào)整工作安排。如果發(fā)現(xiàn)員工時間安排不合理，如小任務(wù)前置、參與會議過多，還可以督促員工對時間安排進(jìn)行調(diào)整。數(shù)據(jù)的自動化分析更是為管理人員騰出時間完成其他重要的任務(wù)。