根據(jù)會(huì)計(jì)軟件 Quick Book 的研究，80% 的員工工時(shí)表需要更正。低效的時(shí)間記錄正在消耗你的金錢，但你如何才能提高組織的時(shí)間記錄能力呢？以下建議可以幫助你使工時(shí)表不再是痛苦和不準(zhǔn)確的事后思考，反而成為每個(gè)員工日常工作流程的有用部分。

自動(dòng)化、自動(dòng)化和自動(dòng)化   

首先，輸入工時(shí)表不應(yīng)該完全依賴某人的記憶——這太重要了，不能讓它碰運(yùn)氣?，F(xiàn)代工時(shí)表軟件（例如 8Manage 工時(shí)表 ）使自動(dòng)填寫員工的工時(shí)表變得更加容易，例如根據(jù)任務(wù)的計(jì)劃工作時(shí)間，員工可以簡(jiǎn)單地查看自動(dòng)創(chuàng)建的工時(shí)條目，而不是從空白狀態(tài)開始。  

工時(shí)記錄與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成   

如果你的工時(shí)表系統(tǒng)是一個(gè)沒有聯(lián)系的事后系統(tǒng)，并且不是人們用來完成工作的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的一部分，那么填寫工時(shí)表是很痛苦的。使工時(shí)表在企業(yè)中發(fā)揮作用的最佳方法是確保人們輸入工時(shí)的地方與他們工作的地方相同。如果他們正在管理銷售、采購(gòu)、項(xiàng)目和服務(wù)單或其他工作，你需要讓人們?cè)诠ぷ鲿r(shí)輕松輸入他們的工時(shí)。 

除了顯著減少時(shí)間浪費(fèi)的好處之外，將工時(shí)輸入關(guān)鍵業(yè)務(wù)系統(tǒng)的另一個(gè)便捷之處在于，你可以更好地了解預(yù)算的使用情況。通過近乎實(shí)時(shí)地查看活動(dòng)所花費(fèi)的時(shí)間，你的經(jīng)理將能了解預(yù)算的使用情況，并在問題變成災(zāi)難之前處理問題。

輕松輸入工時(shí)   

工時(shí)表使用起來如此痛苦的第三個(gè)重要原因是跟蹤工時(shí)很困難，還需要手動(dòng)操作。由于大多數(shù)工時(shí)表應(yīng)用程序不允許用戶隨時(shí)輕松地輸入工時(shí)，因此人們最終不得不使用自己的手動(dòng)方式來跟蹤他們正在做的事——比如辦公桌上的記事本，或者打開的文本文檔。他們計(jì)算機(jī)上的背景——他們必須記住在任務(wù)開始和完成時(shí)進(jìn)行跟蹤，只是之后不得不全部轉(zhuǎn)錄。只有最自律的人才能做到這一點(diǎn)！ 

輕松跟蹤工作是解決方案的重要組成部分。通過允許用戶快速創(chuàng)建一個(gè)計(jì)時(shí)器，然后讓技術(shù)在后臺(tái)進(jìn)行計(jì)數(shù)，你的員工就會(huì)在記錄工時(shí)的過程中失去很多摩擦。如果你不能做到這一點(diǎn)——因?yàn)槟愕捻?xiàng)目管理系統(tǒng)由于某種原因不能處理人們輸入他們的工時(shí)——你需要確保你的工時(shí)表軟件鏈接到后端的主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)，這樣人們就可以轉(zhuǎn)到工時(shí)表軟件并查看他們已安排的銷售、采購(gòu)、項(xiàng)目和服務(wù)票證或其他工作的列表，并輕松輸入他們的工作時(shí)間--簡(jiǎn)單向用戶展示一個(gè)空白屏幕，并期望他們的記憶填充空白并不是正確的做法。

根據(jù)哈佛商業(yè)評(píng)論 (HRB)，每天至少填寫一次工時(shí)表的人比每周填寫一次工時(shí)表的人更準(zhǔn)確。這也與艾賓浩斯遺忘曲線一致——人類在六天后只保留了他們所學(xué)知識(shí)的 23%。請(qǐng)參閱 HRM 中發(fā)布的以下圖表：