許多組織都在采用現(xiàn)代工時(shí)表系統(tǒng)，不斷向員工提供反饋，從而提高生產(chǎn)力和成功率。工時(shí)表系統(tǒng)已經(jīng)存在 40 多年。傳統(tǒng)工時(shí)表系統(tǒng)和現(xiàn)代工時(shí)表系統(tǒng)有什么區(qū)別呢？

傳統(tǒng)工時(shí)表系統(tǒng)

傳統(tǒng)工時(shí)表系統(tǒng)是一種財(cái)務(wù)工具，它記錄將記入帳戶代碼的員工時(shí)間。傳統(tǒng)工時(shí)表包含很少或不包含員工為銷售機(jī)會(huì)或項(xiàng)目所進(jìn)行的活動(dòng)的背景信息。一些公司甚至要求他們的員工每周在工時(shí)表中至少填上 40 個(gè)小時(shí)，因?yàn)樗麄儜?yīng)該每周獲得 40 小時(shí)的報(bào)酬。傳統(tǒng)工時(shí)表反映了公司應(yīng)該從工資單的角度支付員工費(fèi)用，而不是從日常管理的角度看員工應(yīng)該做什么。傳統(tǒng)工時(shí)表無(wú)法幫助員工和經(jīng)理逐步了解他們的計(jì)劃與實(shí)際差距，進(jìn)而改善他們的工作量和時(shí)間管理。員工和經(jīng)理只有在差距已經(jīng)很大或項(xiàng)目已經(jīng)失敗時(shí)才會(huì)發(fā)現(xiàn)差距。

現(xiàn)代工時(shí)表系統(tǒng)

現(xiàn)代工時(shí)表系統(tǒng)是一個(gè)時(shí)間和工作量的承諾管理工具，具有嵌入式的項(xiàng)目管理功能?，F(xiàn)代工時(shí)表系統(tǒng)包含員工為銷售機(jī)會(huì)、合同交付、內(nèi)部項(xiàng)目和/或臨時(shí)任務(wù)而進(jìn)行的活動(dòng)的完整背景信息。如果員工在期間從事兩項(xiàng)不同的活動(dòng)，員工和經(jīng)理所需要做的就是驗(yàn)證實(shí)際的時(shí)間和工作量信息與期間每項(xiàng)活動(dòng)的計(jì)劃時(shí)間和工作量相同。如果兩者不同，他們就需要同意并更新信息。這樣做的話，員工和經(jīng)理都能清楚看到差距。團(tuán)隊(duì)需要這種類型的增量反饋，以便在剩余的時(shí)間更好地管理自己，并完成全部工作。

如何實(shí)施現(xiàn)代工時(shí)表系統(tǒng)

如果你打算加入這個(gè)潮流，你的腦海會(huì)浮現(xiàn)幾個(gè)相同的問(wèn)題。問(wèn)題圍繞最佳實(shí)踐、常見(jiàn)陷阱、持續(xù)時(shí)間和頻率等等。

為了幫助組織利用持續(xù)反饋框架，我們編制了一份常見(jiàn)問(wèn)題列表以及行業(yè)專家的回答：

確保持續(xù)有效反饋的最佳實(shí)踐是什么？

持續(xù)反饋意味著高頻（如每日）反饋。該頻率的反饋必須簡(jiǎn)單、關(guān)鍵、獲得計(jì)算機(jī)輔助。以下是你可以用來(lái)提高持續(xù)反饋有效性的實(shí)踐列表：

• 反饋計(jì)算機(jī)輔助測(cè)量的關(guān)鍵事項(xiàng)，例如分配任務(wù)的以下內(nèi)容：
  a. 計(jì)劃工作量
  b. 計(jì)劃完成時(shí)間
  c. 到目前為止所做的工作量
  d. 到目前為止消耗的時(shí)間
  e. 到目前為止完成的百分比


• 定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)輔助的審查和反饋。只有當(dāng)你清楚了解員工每項(xiàng)任務(wù)的進(jìn)度時(shí)，持續(xù)反饋才會(huì)帶來(lái)更好的績(jī)效。因此，讓你的系統(tǒng)不斷跟蹤員工的進(jìn)度并為他們提供適當(dāng)?shù)募皶r(shí)反饋非常重要。


• 鼓勵(lì)對(duì)話。只有促進(jìn)和鼓勵(lì)對(duì)話，計(jì)算機(jī)輔助的持續(xù)反饋才會(huì)有效。簡(jiǎn)單通過(guò)現(xiàn)代工時(shí)表系統(tǒng)定期與你的員工分享你的輸入和反饋是不夠的。你需要鼓勵(lì)你的員工分享他們的故事，指出挑戰(zhàn)，并向你提供反饋。持續(xù)反饋通過(guò)這種方式將確保文化改進(jìn)成為重中之重。


• 了解員工看法。為了使持續(xù)反饋有效，你需要實(shí)時(shí)了解員工的看法和意見(jiàn)。通過(guò)適當(dāng)?shù)姆答伜椭С?，這將幫助你實(shí)時(shí)防范風(fēng)險(xiǎn)并應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)。

快速成長(zhǎng)的組織如何將持續(xù)反饋嵌入到他們的工作流程中？

為了使持續(xù)反饋有效，你需要采用一致的方法。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的最佳方法之一是在組織文化中嵌入持續(xù)反饋。這個(gè)想法是將其視為工作流的一部分，而不是額外的責(zé)任。

持續(xù)反饋不是總與你的員工分享他們可以改進(jìn)的地方。你也可以與他們分享一些見(jiàn)解，向他們了解他們的感受和工作進(jìn)展情況，他們面臨的挑戰(zhàn)是什么等。

因此，如果你將精力集中在確保定期進(jìn)行的建設(shè)性對(duì)話成為工作日的一部分，那么反饋的持續(xù)性就會(huì)得到維護(hù)。在這里，你還可以專注于創(chuàng)建一對(duì)一對(duì)話成為常態(tài)的文化。

績(jī)效評(píng)估與持續(xù)反饋：如何將兩者分開(kāi)？

如果你正在轉(zhuǎn)向持續(xù)反饋的方法，你可能會(huì)逐漸意識(shí)到你的定期持續(xù)評(píng)估正在取代你的績(jī)效評(píng)估。大多數(shù)組織經(jīng)常面臨這樣的挑戰(zhàn)。

然而，區(qū)分兩者非常重要，雖然前者專注于實(shí)時(shí)挑戰(zhàn)和關(guān)注點(diǎn)，它并不能提供員工績(jī)效的整體圖景，也不足以分配評(píng)估、長(zhǎng)期獎(jiǎng)勵(lì)和職業(yè)規(guī)劃。

你的持續(xù)反饋可以集中在提高參與度和談?wù)搫?chuàng)建授權(quán)文化上。雖然你的績(jī)效評(píng)估只關(guān)注員工以及她對(duì)組織成功的貢獻(xiàn)，但持續(xù)反饋可以關(guān)注促進(jìn)員工成長(zhǎng)和發(fā)展的其他幾個(gè)因素。

結(jié)論

利用現(xiàn)代工時(shí)表系統(tǒng)（例如 8Manage Timesheet）可以幫助你確保反饋方法的一致性和連續(xù)性，并確保在反饋后有具體的后續(xù)步驟和前進(jìn)方向，反饋定期跟蹤以確保結(jié)果有效。