如何執(zhí)行一個(gè)項(xiàng)目？

項(xiàng)目執(zhí)行意味著你要卷起袖子，就項(xiàng)目計(jì)劃中羅列的事項(xiàng)采取行動。簡單來說，你要執(zhí)行這些策略，從而完成項(xiàng)目。

執(zhí)行是典型項(xiàng)目生命周期的第三步，總共有四個(gè)階段：啟動、計(jì)劃、執(zhí)行和結(jié)束。你可能會認(rèn)為執(zhí)行階段是整個(gè)過程中最容易的事情，但實(shí)際上很多團(tuán)隊(duì)都在執(zhí)行階段苦苦掙扎。

是什么導(dǎo)致了執(zhí)行差距？

你知道如何為你的項(xiàng)目制定策略和計(jì)劃嗎？當(dāng)你無法對策略和計(jì)劃進(jìn)行跟蹤并實(shí)現(xiàn)目標(biāo)時(shí)，執(zhí)行差距就會出現(xiàn)。

執(zhí)行差距十分常見。導(dǎo)致執(zhí)行差距的潛在原因有很多，比如目標(biāo)和時(shí)間安排過于緊湊，項(xiàng)目愿景或目標(biāo)不清晰，甚至缺乏關(guān)鍵參與者的支持。

其中最大的原因之一與項(xiàng)目資源有關(guān)。資源是你完成項(xiàng)目所需的物資，可以包括特定部門或團(tuán)隊(duì)成員、時(shí)間和實(shí)際材料。

當(dāng)計(jì)劃項(xiàng)目時(shí)，我們很容易脫離現(xiàn)實(shí)進(jìn)行思考，就好像只要參與項(xiàng)目，項(xiàng)目就是每個(gè)人唯一的焦點(diǎn)。

但在實(shí)際項(xiàng)目中，這是行不通的。資源比我們計(jì)劃項(xiàng)目時(shí)所想象的要緊張得多。你必須去競爭或優(yōu)先安排所需資源，有時(shí)你還得等資源。這些瓶頸破壞了你最初制定的計(jì)劃和時(shí)間表。

更糟糕的情況是，這會徹底摧毀你的項(xiàng)目。項(xiàng)目管理協(xié)會調(diào)查發(fā)現(xiàn)，21%的項(xiàng)目因資源有限或負(fù)擔(dān)重而失敗。

項(xiàng)目執(zhí)行策略的實(shí)現(xiàn)

如何一勞永逸地縮小差距？你可以用以下策略來推動團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目執(zhí)行力。

1.確保一開始就達(dá)成共識

如果你一開始就不明白為什么要這樣做，執(zhí)行起來就很困難。然而，只有55%的項(xiàng)目參與者認(rèn)為，他們清楚項(xiàng)目的商業(yè)目標(biāo)。

在項(xiàng)目開始之前，你需要讓所有人達(dá)成共識。從有效的啟動會議開始，你可以討論項(xiàng)目的目標(biāo)和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的計(jì)劃。留出足夠的時(shí)間來回答問題，這樣你就能主動解決問題或擔(dān)憂。

最好創(chuàng)建一個(gè)項(xiàng)目協(xié)作文檔，概述你的項(xiàng)目正在解決的問題、范圍和潛在的知識差距。這是一份動態(tài)文檔，可以隨著項(xiàng)目的發(fā)展而發(fā)展。

畢竟，成功的項(xiàng)目執(zhí)行并不意味著，你的計(jì)劃不能隨著你的學(xué)習(xí)和進(jìn)步發(fā)生改變。事情仍然會發(fā)生，你需要靈活處理。

2.計(jì)劃項(xiàng)目交接工作

當(dāng)你計(jì)劃跨職能項(xiàng)目時(shí)，很容易假設(shè)在團(tuán)隊(duì)之間移動項(xiàng)目是無縫的，簡單的。但現(xiàn)實(shí)比你想象的要復(fù)雜得多。實(shí)際上，有時(shí)將項(xiàng)目移交給另一個(gè)團(tuán)隊(duì)會有很多的摸索。

這是因?yàn)槠渌麍F(tuán)隊(duì)不能立即介入項(xiàng)目。記住，當(dāng)你計(jì)劃時(shí)間表時(shí)，要為交接預(yù)留一些緩沖時(shí)間。這會給即將到來的團(tuán)隊(duì)一點(diǎn)時(shí)間來跟上進(jìn)度。

讓其他團(tuán)隊(duì)了解項(xiàng)目狀態(tài)的更新、變更等信息，這樣輪到他們接手時(shí)，他們就不會盲目行事，也讓他們對事情的進(jìn)展有了一點(diǎn)了解。

3.不要忘記多米諾骨牌效應(yīng)

你的項(xiàng)目將依賴和競爭有限的資源。這就是為什么你需要在計(jì)劃階段發(fā)現(xiàn)任務(wù)或資源依賴，這樣你就可以在過程和時(shí)間表中考慮它們。

例如，在你的項(xiàng)目中，是否有一個(gè)步驟是在其他前置任務(wù)檢查完畢后才能完成？這就是任務(wù)的依賴。公司的項(xiàng)目專家的日程安排是否真的很有限，而你卻受制于他的工作量？這是需要考慮的重要資源依賴性。

積極計(jì)劃這些事情可以幫助你執(zhí)行更加天衣無縫的項(xiàng)目，特別是當(dāng)你考慮項(xiàng)目失敗的常見原因時(shí)：

-資源預(yù)測不足（23%）
-資源有限（20%）
-任務(wù)依賴（11%）

你也可以使用關(guān)鍵路徑方法（CPM）來確保時(shí)間表符合實(shí)際。這聽起來像是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，但實(shí)際操作起來卻很簡單。

總的來說，你需要確定項(xiàng)目中最長的依賴任務(wù)行。把它們想象成一排多米諾骨牌。如果在這條關(guān)鍵路徑上發(fā)生延遲，它將阻礙整個(gè)項(xiàng)目。這可以幫助你知道哪里有喘息的空間，哪里需要盡可能地遵守時(shí)間表。

4.定期檢查進(jìn)度

你已經(jīng)制定了項(xiàng)目計(jì)劃，還分享給了團(tuán)隊(duì)成員，現(xiàn)在可以假設(shè)一切都會落到實(shí)處。不過，你也需要經(jīng)常監(jiān)控進(jìn)度，并在必要時(shí)加以糾正。你不僅需要在日歷上列出項(xiàng)目啟動和總結(jié)會議，還需要安排定期的簽到。

在這些會議中，你可以處理問題，消除困惑，繼續(xù)將你的項(xiàng)目推向正確的方向。你也可以詢問團(tuán)隊(duì)關(guān)于項(xiàng)目進(jìn)展的反饋，讓所有人都感覺到自己的價(jià)值。

如果你在項(xiàng)目一開始就建立信號和措施，那么這些會議也是個(gè)徹底評估進(jìn)展的機(jī)會。

5.正確軟件的重要性

很多公司的項(xiàng)目執(zhí)行活動都是在電子表格、word 文檔和電子郵件中離線管理的。如果有一個(gè)系統(tǒng)來管理所有這些會怎樣？

8Manage PM項(xiàng)目管理軟件是一種交易業(yè)務(wù)系統(tǒng)，它提供了一個(gè)框架來管理項(xiàng)目的工作。這樣的系統(tǒng)無縫集成了項(xiàng)目的運(yùn)營和財(cái)務(wù)，因?yàn)樗鼈冊趫?zhí)行項(xiàng)目時(shí)是相互關(guān)聯(lián)的。你可以從任務(wù)和活動的角度以及收入、現(xiàn)金流和利潤來管理項(xiàng)目的執(zhí)行。

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