每個企業(yè)都應(yīng)自動化的五大采購流程

是否可以在不雇傭新員工或不進行大量IT投資的情況下優(yōu)化組織的支出？有沒有方法可以簡化復雜的采購流程，比如供應(yīng)商準入以及合同審查？我們能否消除昂貴的發(fā)票處理錯誤和手動數(shù)據(jù)輸入錯誤？答案是肯定的，采購自動化就是關(guān)鍵。

什么是采購自動化？

采購自動化基于“在正確的時間以正確的價格從正確的供應(yīng)商處購買正確產(chǎn)品”的基本采購理念。

采購自動化是將你的采購流程自動化，最大限度地提高效率和減少所花的時間。它將員工從重復性和時間密集型的任務(wù)中解放出來，從而加快了采購流程。采購自動化軟件能讓你專注于業(yè)務(wù)關(guān)鍵活動，如決策和戰(zhàn)略制定。它在降低成本的同時改變了采購到付款的流程。

為什么要自動化采購流程？

以下是采購自動化帶來的一些好處：
○提高生產(chǎn)力
○消除手動錯誤
○提供支出的可見性
○充當中央存儲庫
○改善內(nèi)部和外部團隊之間的協(xié)作
○消除審批瓶頸

企業(yè)應(yīng)該自動化的五大采購流程

1.采購申請

大多數(shù)時候，采購申請會陷入僵局，需要花費大量的時間來通過復雜的層次結(jié)構(gòu)。采購流程自動化不僅可以縮短審批周期，還可以消除流程中的冗余步驟，使采購人員在更短的時間內(nèi)做更多的事。

2. 采購訂單

在最近一項調(diào)查中，近43%的組織承認，盡管他們有一個正式的采購訂單系統(tǒng)，但在采購訂單實踐中存在直接的不足。采購過程自動化允許組織將整個采購訂單周期自動化，從而提高生產(chǎn)率和流程效率，同時節(jié)省成本。

3.發(fā)票管理

手動發(fā)票管理有一個問題。很多時候，采購團隊不得不處理錯誤的或管理不善的采購訂單、丟失的貨物收據(jù)、提交延遲、不受控制的（異常）支出、棘手的電子表格以及支出文化透明度不足等問題。

實際上，手動發(fā)票管理通常意味著延遲付款和合規(guī)問題。

通過數(shù)字化，發(fā)票管理變得更加順暢，從標準低價值發(fā)票的免觸摸自動審批到與財務(wù)和會計工具集成的擴展功能。

例如，8Manage SRM可以通過自動化三方匹配和簡化審批流程來加快發(fā)票審批。你可以通過單擊將單個發(fā)票與預定義的業(yè)務(wù)規(guī)則以及可用的采購訂單和貨物收據(jù)進行比較。

4. 供應(yīng)商管理

如果沒有清晰的信息披露線和流程透明度，組織最終會在他們的供應(yīng)商關(guān)系中制造壓力。通過自動化，采購團隊可以簡化供應(yīng)商選擇，并挑選最佳的可用供應(yīng)商。通過自動化供應(yīng)商管理過程，組織可以快速識別和解決不滿，與供應(yīng)商形成更好的關(guān)系。

5. 合同審批

在手動合同管理中，所有的合同只是被轉(zhuǎn)儲到同一個文件柜或本地驅(qū)動器。由于它是無組織和無結(jié)構(gòu)的，尋找合同甚至對它們進行監(jiān)控都非常具有挑戰(zhàn)性。采購自動化將所有合同有序地放在一個中央存儲庫中，只需單擊即可訪問該存儲庫。此外，它還確保所有合同保持一致性和準確性。

8Manage SRM是一款幫助你實現(xiàn)端到端采購流程自動化的采購管理軟件。其優(yōu)勢如下：
-以最佳流程效率和降低成本運行和執(zhí)行采購流程
-簡化采購到付款周期并降低采購風險
-在集中位置跟蹤和存儲所有采購交易和合同
-研究組織的支出習慣以更好地分配預算

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