有效控制異常支出的五種方法

異常支出是指因違反公司程序制定的規(guī)則而產(chǎn)生的采購費用。異常支出要么是故意忽略已確定的采購流程，要么是單純的采購錯誤，與之前談判的采購條款不一致。

企業(yè)和企業(yè)通常會與供應(yīng)商簽訂合同，幫助建立長期的、對雙方都有利的關(guān)系。

供應(yīng)商同意繼續(xù)向采購企業(yè)提供供應(yīng)品，而采購企業(yè)同意向供應(yīng)商下訂單并付款。這些合同的目的是通過與值得信賴的供應(yīng)商建立關(guān)系，保持較低的采購成本，確保有保障的資源供應(yīng)。

這是異常支出的由來：異常支出是企業(yè)在那些約定合同之外進行的采購或購置。

雖然合同是為了幫助企業(yè)更簡單、更連貫地采購資源而設(shè)計的，但異常支出往往會抵消這一點，引發(fā)更高的購置成本，破壞供應(yīng)商關(guān)系。

什么導(dǎo)致了異常支出？

首先，我們要弄清楚為什么企業(yè)會在合同之外進行采購。換句話說，為什么會出現(xiàn)異常支出?異常支出的出現(xiàn)通常有6個關(guān)鍵原因，即：

1、分散式采購

一些企業(yè)采用分散式采購系統(tǒng)，旨在提高他們的敏捷性。個人團隊成員和部門可以使用資金(通過公司卡)進行采購。

其目的是消除官僚主義的層次，這樣團隊成員只需獲得采購人員的許可就可以進行采購。雖然這可能會簡化采購過程，但也會導(dǎo)致一種情況，即個人或部門可能會購買已被現(xiàn)有合同涵蓋的產(chǎn)品，只是因為他們沒有意識到。

2、競爭性的異常支出

在某些情況下，團隊成員知道有一個現(xiàn)有的合同涵蓋了他們想要下的訂單。但是，他們?nèi)匀贿x擇在其他地方購買，因為他們認為其他選擇更便宜，他們想為公司省錢。

3、支出審批管理不善

許多現(xiàn)代采購工具都是為了支持分散式支出而構(gòu)建的。分散式采購系統(tǒng)需要內(nèi)置審批，以便中央采購團隊可以批準(zhǔn)個人和團隊的采購。

在這種情況下，異常支出飆升至難以想象的比例，企業(yè)內(nèi)的個人和團隊可以在現(xiàn)有合同之外進行采購，而不受采購團隊的限制。

4、間接支出高（通常出現(xiàn)在數(shù)字企業(yè)）

對于主要使用實物原材料的傳統(tǒng)硬件公司來說，原材料可以一次又一次地批量訂購，幾乎沒有空間或需要在現(xiàn)有合同之外進行采購。

對于營銷機構(gòu)、軟件公司等數(shù)字企業(yè)來說，企業(yè)需求在不斷變化，個人可能不得不在現(xiàn)有合同之外進行采購。更糟糕的是，這些合同可能根本就不存在。

在數(shù)字企業(yè)的采購管理混亂中，異常支出更容易長時間持續(xù)下去。

5、低效耗時的采購流程

一天就只有那么多小時，如果企業(yè)中的個人或團隊發(fā)現(xiàn)，采購所需的內(nèi)部流程要花費很長時間，他們通常會尋找更簡單、更快的替代方案。

6、供應(yīng)文件不足/無意識

員工和團隊成員只能利用他們知道的現(xiàn)有合同。如果企業(yè)員工沒有意識到他們所需的特定資源在現(xiàn)有合同下，他們會樂于尋找替代方案，因為他們認為這是唯一的選擇。

如何處理異常支出？

異常支出會減少利潤，使企業(yè)面臨運營風(fēng)險。如果你希望將風(fēng)險降至最低，穩(wěn)定日常業(yè)務(wù)運作，提高利潤，你就需要果斷地處理異常支出。

這里有五種方法可以幫助你減少異常支出：

1、進行詳細的支出分析

首先，你需要創(chuàng)建一份明細表，詳細說明你在現(xiàn)有合同之外的支出有多少。為了實現(xiàn)這一點，你必須把支出分解成基本要素，看看你的錢都花到哪里。

接下來，你要確定供應(yīng)商和團隊中的干系人，他們是異常支出的主要驅(qū)動者。下一步，估算異常支出的短期成本和長期成本，即異常支出的成本是多少，以及你在合同范圍內(nèi)的支出是多少。

2、教育團隊成員

你的團隊需要了解采購在全局中的位置。讓團隊中的每個人都明白這些要點很重要：

? 集中采購可以幫你節(jié)省采購費用
? 異常支出會損害公司的經(jīng)濟利益
? 來自未審批供應(yīng)商的供應(yīng)品或?qū)?nèi)部運營有害
? 如果每個人都能盡自己的一份力，集中采購是可以實現(xiàn)的。

3、采用更智能的采購系統(tǒng)和流程

你的工作取決于你所擁有的工具和策略。為了盡可能消除異常支出，你需要：

? 為采購團隊配備簡化流程的工具，使企業(yè)其他人員易于與采購團隊協(xié)作，
? 鼓勵團隊成員識別現(xiàn)有采購過程中的痛點，
? 構(gòu)建更簡單的流程，這樣團隊和個人可以輕松提出申請，
? 采用采購審批系統(tǒng)，以便在采購前進行審批。

8Manage SRM電子采購系統(tǒng)通過高級數(shù)據(jù)分析和流程自動化來簡化和優(yōu)化采購。并且對數(shù)據(jù)進行匯總、清理和分類，增加支出可見性，允許改進支出分析。你的企業(yè)可以實時跟蹤支出行為，幫助更好地管理和監(jiān)控支出和跟蹤節(jié)省，大幅減少異常消費。


4、為特殊采購需求創(chuàng)建一個流程

無論你的采購系統(tǒng)和流程有多好，總會出現(xiàn)現(xiàn)有供應(yīng)商無法滿足的情況。為了避免這種情況導(dǎo)致不受控制的異常支出，建議創(chuàng)建一個簡單的流程來指導(dǎo)上報，詳細說明當(dāng)現(xiàn)有供應(yīng)商不能提供所需供應(yīng)品時應(yīng)采取的步驟。

5、將采購教育納入人力資源流程

讓人力資源團隊參與采購培訓(xùn)過程，這有助于團隊成員了解采購合規(guī)的重要性，并能輕松避免異常支出，因為他們從第一天就開始這樣做了。

人力資源部門也可以設(shè)計和執(zhí)行懲罰措施，并適用于那些反復(fù)在合同之外花錢的團隊成員。

結(jié)論

總之，異常支出主要發(fā)生在這種情況下，企業(yè)使用復(fù)雜或嚴(yán)重受限的工具，這些工具使干系人的采購過程復(fù)雜化，并讓他們尋找替代方案。

通過簡化采購系統(tǒng)和流程，你將會贏得干系人的支持，最終消除異常支出。