電子采購

采購日益成為組織削減成本和提高效率戰(zhàn)略的關(guān)鍵職能。負(fù)責(zé)合同管理、風(fēng)險(xiǎn)緩解、供應(yīng)商關(guān)系管理的采購部門每天都面臨以下常見挑戰(zhàn)。采購部門的挑戰(zhàn)可以通過正確的工具和技術(shù)來應(yīng)對(duì)。采購流程自動(dòng)化可以將專業(yè)人員從低價(jià)值的任務(wù)中解放出來，讓他們專注于戰(zhàn)略問題。企業(yè)通過自動(dòng)化消除了手動(dòng)流程，減少了人為錯(cuò)誤，提高了整體采購效率，進(jìn)而確保采購部門正在創(chuàng)造價(jià)值建立強(qiáng)大的底線。

1.  供應(yīng)鏈透明度差

挑戰(zhàn)：

供應(yīng)鏈缺乏可見性是主要的采購挑戰(zhàn)之一。整個(gè)供應(yīng)鏈的可見性是滿足監(jiān)管要求和降低風(fēng)險(xiǎn)的重要工具。根據(jù)德勤全球 CPO 調(diào)查，65% 的采購專業(yè)人士在一級(jí)供應(yīng)商之外沒有任何知名度。利用技術(shù)可以幫助這些專業(yè)人士創(chuàng)造價(jià)值并降低成本，同時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)鏈的全面了解。

解決方法：

8Manage SRM 跟蹤解決方案等軟件提供對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈的可見性。供應(yīng)鏈管理可以很容易地實(shí)時(shí)更新。工作流會(huì)自動(dòng)添加緊急重新訂購和嚴(yán)重短缺等突發(fā)事件。成功的供應(yīng)商合同是通過使用經(jīng)過法律審查的樣板條款創(chuàng)建的，易于審查和批準(zhǔn)。

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2.  需要更好的風(fēng)險(xiǎn)管理

挑戰(zhàn)：

采購過程中的另一個(gè)主要挑戰(zhàn)是供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)鏈中的一些巨大風(fēng)險(xiǎn)包括管理獨(dú)家供應(yīng)商合同、市場風(fēng)險(xiǎn)（產(chǎn)品可用性、價(jià)格波動(dòng)）、潛在欺詐（盜竊或發(fā)票欺詐）、成本、質(zhì)量、交付風(fēng)險(xiǎn)、特立獨(dú)行的支出和處理合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，如政策遵守、反腐敗問題。

采購專業(yè)人員必須確定最佳供應(yīng)商，確保穩(wěn)定和優(yōu)質(zhì)地交付商品和服務(wù)。他們還必須持續(xù)監(jiān)控供應(yīng)商，確保滿足所有交付要求和標(biāo)準(zhǔn)。風(fēng)險(xiǎn)緩解是采購職能中的關(guān)鍵問題，往往被忽視，所有這些風(fēng)險(xiǎn)都對(duì)底線產(chǎn)生重大影響。

解決方法：

這些風(fēng)險(xiǎn)可以通過集中、高效、透明的數(shù)據(jù)和供應(yīng)管理來得到最好的管控。采購部門可以通過實(shí)施基于云的 8Manage SRM 等采購到付款軟件降低風(fēng)險(xiǎn)、縮短處理時(shí)間、簡化采購到付款周期并更好地管理供應(yīng)商關(guān)系。

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3.  支出的控制和可見性

挑戰(zhàn)：

不受控制的支出是采購專業(yè)人員面臨的最嚴(yán)峻挑戰(zhàn)之一。在公司既定的采購程序之外進(jìn)行的意外訂單、緊急訂單、采購（從銷售額外商品的供應(yīng)商處）屬于間接支出，會(huì)導(dǎo)致收入和控制權(quán)的損失。由于這些采購商品無法在財(cái)務(wù)和庫存記錄中輕松核算，因此會(huì)使采購策略、部門預(yù)算、庫存管理和財(cái)務(wù)審計(jì)變得復(fù)雜。

報(bào)告稱，39% 的公司認(rèn)為加強(qiáng)對(duì)間接支出的控制非常重要?？刂破髽I(yè)支出的唯一方法是通過可見性，而數(shù)據(jù)有助于實(shí)現(xiàn)這種可見性。訪問整個(gè)供應(yīng)鏈的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)對(duì)組織來說非常重要。

解決方法：

為確保盡可能有效地管理所有支出類別，采購部門可以采取的最佳步驟是自動(dòng)化支出管理。使用 8Manage SRM 可以幫助采購專業(yè)人員控制間接支出。該系統(tǒng)可以跟蹤復(fù)雜的定價(jià)結(jié)構(gòu)并準(zhǔn)確顯示哪些地方發(fā)生了不需要的支出。由于所有交易都在同一系統(tǒng)中進(jìn)行，因此您可以跟蹤并確保交易符合組織的采購政策。

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4.  不準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)

挑戰(zhàn)：

不準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)是主要的采購挑戰(zhàn)之一。采購過程逐漸變得自動(dòng)化，許多獨(dú)立的平臺(tái)和程序可以用來管理這個(gè)過程。由于這些程序沒有相互關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)輸入大多手動(dòng)完成，因而導(dǎo)致錯(cuò)誤。由于數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確和不可靠，組織無法做出正確的采購決策或創(chuàng)建采購訂單，這可能導(dǎo)致庫存過剩、庫存短缺，審批工作流程可能停滯，出現(xiàn)其他補(bǔ)充采購部門的挑戰(zhàn)，進(jìn)而可能直接影響組織的利潤。

解決方法：

擁有集中式數(shù)據(jù)解決方案有助于分析、規(guī)劃宏觀決策，并確保采購各個(gè)階段的工作流程順暢。組織可以通過使用 8Manage SRM 報(bào)告來戰(zhàn)勝數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的挑戰(zhàn)，這有助于以快速、簡單和準(zhǔn)確的方式提高財(cái)務(wù)報(bào)告數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

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5.  遵守合同

挑戰(zhàn):

采購過程中的另一個(gè)挑戰(zhàn)是供應(yīng)商對(duì)合同的遵守。因?yàn)楣?yīng)商的數(shù)量非常多，所以很難核查供應(yīng)商是否履行了義務(wù)。報(bào)告稱，29% 的企業(yè)表示必須提高合規(guī)性。

解決方法：

8Manage SRM 有助于制定關(guān)鍵績效指標(biāo)，記錄供應(yīng)商績效細(xì)節(jié)，輕松檢查供應(yīng)商是否達(dá)到預(yù)期并遵守合同條款。其采購模塊能夠清楚顯示有關(guān)供應(yīng)商、供應(yīng)商合同和條款的一般信息，因此可以輕松從合適的供應(yīng)商處訂購，并在流程中跟蹤合規(guī)性。