大型項目管理

無論您是使用敏捷、PMBOK 或其他方法論，對于一個大型的項目或高度復雜的項目，項目經(jīng)理及團隊面臨的挑戰(zhàn)都是巨大的。雖然有些挑戰(zhàn)可以通過經(jīng)驗和技能來克服，但其他挑戰(zhàn)需要更集中的專門解決方案和工具。以下是管理大型項目最常遇到的挑戰(zhàn)：

1.  監(jiān)控 

挑戰(zhàn)：

較大的 IT 項目通常更復雜、風險更大，并且可能在稍有疏忽的情況下脫軌。這背后的原因可能是許多復雜的技術、來自多個地區(qū)的資源、混合的利益相關者、更高的項目影響等。

無論出于何種原因，此類項目都需要更高程度的可見性和控制力，以便在問題變得太大而無法處理或造成無法彌補的損失之前識別問題。

復雜的項目意味著由于技術復雜性（報告工具、團隊使用的系統(tǒng)、工具的能力）和規(guī)模（團隊規(guī)模、范圍、需求數(shù)量）而不易生成詳細的報告。

解決方法：

使用 8Manage PM，任何工作完成數(shù)據(jù)都經(jīng)過四眼原則制造核查而成，全部利益關系者按角色權限實時看到同一版本的數(shù)據(jù) (簡稱：基于實時業(yè)務的數(shù)據(jù)或基于實時交易的數(shù)據(jù))。

8Manage PM 同時支持高度可視化，提供鳥瞰項目進展的圖表，允許點擊圖表的內(nèi)容而系統(tǒng)會實時顯示相關內(nèi)容的組成， 且允許層層查詢，令利益相關者相信項目數(shù)據(jù)且不斷參與，這與項目 90% 完成是神話 的數(shù)據(jù)精準性及可信性是天與地的區(qū)別。

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2. 工作流程中的協(xié)作

挑戰(zhàn)：

項目工作是一個協(xié)作的過程，如果活動中任何一個資源對活動有問題或沒有清晰的理解，他/她將無法盡其所能做出貢獻。在小型或中型項目中，協(xié)作問題可以依賴例會或特別會議去解決，但大型項目并不能完全依賴會議，因為這樣做對于大型項目來說太昂貴而且太緩慢。

一個 10 人的項目較容易安排例會，但一個 500 人的項目就必須按需（如按迭代或工作流）來安排。另一問題是項目越大， 涉及人員越廣，會議成員不在同一個時區(qū)（甚至在晝夜相反的時區(qū)）的機會就越大。

解決方法：

8Manage PM 在工作流程中內(nèi)置協(xié)作，不但能促進協(xié)作，而且對工作效率能發(fā)揮差異化作用。市場上還有不少項目管理工具依賴人工集成項目活動表單來產(chǎn)生項目現(xiàn)狀數(shù)據(jù)，但這種做法帶來不及時且不準確的數(shù)據(jù)，甚至演變成不同版本的事實。當不同成員看到不準確且不一致的項目數(shù)據(jù)后，當然有較多的疑問，但這些疑問往往以較高的成本及較慢的方式來解決，如例會。人工集成項目活動表單的項目管理工具一般不是工作流驅動的，當新的項目成員不熟悉這些工作流時，就必須問其他成員或等到例會時發(fā)問。

8Manage PM 促進項目現(xiàn)狀信息或工作流信息的準確性、及時性和透明度。它向每個團隊成員明確作為一個團隊需要完成的工作，進而促進責任。

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3.  無法訪問組織/業(yè)務單位資源池

挑戰(zhàn)：

項目和組織依賴于具有多種技能且地理位置分散的人員。每個地點都有多個人力資源/資源經(jīng)理負責資源管理。這些人力資源/資源經(jīng)理在管理資源時，大多數(shù)都依賴獨立的電子表格或電子郵件。結果和預期的完全一樣——延遲、效率低下、不準確、資源請求與分配不匹配、資源利用不足/過度等。影響——項目持續(xù)時間增加、交付質量降低、客戶不滿意、失去經(jīng)常性業(yè)務等。

解決方法：

8Manage PM 提供創(chuàng)建和管理集中式資源池的功能，為項目經(jīng)理及資源管理者提供對可用資源的完全可見性。通過適當?shù)脑L問權限，項目經(jīng)理及資源管理者可以將他們的項目要求與資源池中的資源相匹配。雇用資源或縮減資源的必要觸發(fā)器使高級管理層能夠優(yōu)化資源管理成本。

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4.  缺乏對資源技能和能力的了解

挑戰(zhàn)：

項目的成功需要獨特的技能、能力和經(jīng)驗。對于中型（500 到 5000 名員工）到大型組織（超過 5000 名員工），獲得這種詳細程度是一項艱巨的任務，不要忘記為項目獲取“正確資源”所需的時間。

解決方法：

8Manage PM 配備了捕獲資源技能、認證、經(jīng)驗、位置、成本概況和其他參數(shù)的功能，使資源管理容易！請記住，您的項目成本與您的資源配置文件密切相關。

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5.  臨時和手動資源請求和分配

挑戰(zhàn)：

資源的分配基于多層次的審查和批準，根據(jù)組織的規(guī)模以及所承擔項目的重要性。不幸的是，大多數(shù)組織都在為資源請求和批準采用臨時且主要基于手動/電子郵件的方法而苦苦掙扎。當在多個項目上共享資源時，情況會變得更加嚴重——分配資源所花費的時間會變得過長且不可預測。

解決方法：

8Manage PM 提供資源請求、審查、批準和資源分配，可以根據(jù)資源請求和分配過程的各個階段來定義基于規(guī)則的通知。

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6.  無效的資源利用評估

挑戰(zhàn)：

高級業(yè)務主管希望確保資源得到最有效利用——接近 100% 是理想情況！常見的挑戰(zhàn)是，一組資源正在熬夜，而另一組資源卻很空閑——這表明資源利用存在偏差。如果您的總資源成本為 100 萬元，并且您的資源利用率為 70%，那么您將面臨 30 萬元的浪費成本——想象一下對您的底線的影響！

解決方法：

8Manage PM 按項目/項目組合/組織中的資源分配，以自動匯總的方式實時動態(tài)捕獲資源利用率水平，以便項目經(jīng)理及資源管理者實現(xiàn)完美的可見性，并做出資源相關的明智決策。

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7.  治理結構

挑戰(zhàn)：

一個大型項目會遇到不少問題，為了更快地解決問題，需要建立正式的治理結構和問題上報路徑。

解決方法：

8Manage PM 用戶可根據(jù)活動責任人的角色和項目架構與組織架構的報告結構及預先設好的上報規(guī)則進行上報，直至問題得到解決。上報規(guī)則可按不同的問題類型或風險級別設定一次或多次、一層或多層進行上報。治理模型有助于為所有團隊成員設定責任、明確角色、責任、有效的問題管理和溝通。